In kleine stappen personeelszaken op orde brengen

 

Onderzoek wijst keer op keer uit dat, in tegenstelling tot grote bedrijven, het voor MKB-ers een hele uitdaging is om personeelszaken goed te regelen en op de hoogte te blijven van complexe HR wet- en regelgeving.

Het ontbreekt ondernemers in het MKB vaak een capaciteit, kennis en geldmiddelen om goed HR-beleid te maken.

Maar het hoeft lang niet zoveel en groots.

Het hoeft ook niet in één keer.

Begin klein en eenvoudig.

 

Inventarissen van personeelsgegevens

Begin bij het begin. Over welke personeelsgegevens hebben we het? Waarschijnlijk veel meer dan je je realiseert.

Talloze Word- en Excel documenten met gegevens als: arbeidsovereenkomsten, functioneringsgesprekken, opleidingsbudgetten, vakantiedagen, verzuim- en verlofbriefjes, declaraties en niet te vergeten de auto, telefoon, laptop en opleiding en certificaten. En daar komt anno 2021 de thuiswerkplek bij, met additionele bedrijfsmiddelen.

Hoe zou het voor jou zijn als alle personeelsgegevens van alle medewerkers in één eenvoudige applicatie zou zitten?

Bedenk eens hoeveel tijd zou je kunnen besparen met het zoeken naar gegevens?

Hoeveel ergernis je kan voorkomen door structuur aan te brengen en onoverzichtelijke HR-processen te organiseren. Denk in kleine stappen en ontdek de mogelijkheden die er zijn voor iedere MKB-er.

Het allerbelangrijkste zijn je medewerkers, toch? Want zonder hen ben je met je fantastische product of dienst nergens. Tegelijkertijd kan meer personeel ook betekenen meer personeelsgedoe.

 

Misschien herken je deze ergernissen:

• • Hoe komt het dat mijn vakantiedagen die niet kloppen?
  • Waar is het functioneringsgesprek van vorig jaar?
  • Wanneer verloopt het heftruckcertificaat en welk bedrijf gaf die herhalingscursus?
  • Wanneer verloopt het arbeidscontract van ..?

 

 

Hoe zou het voor jou zijn als je al deze personeelsgegevens georganiseerd zou hebben in één overzichtelijk, online HRM-softwarepakket?

Nooit meer zoeken naar informatie. En jij hebt altijd inzicht en overzicht in misschien wel de meest belangrijke gegevens van je bedrijf. Je medewerkers. Dat is wat je helpt om rust te creëren, waarmee je basis op orde kunt brengen.

Zet daarom de eerste stap richting het automatiseren en organiseren van veel voorkomende en eenvoudige HR-processen. Realiseer je dat het op orde houden van alle personeelszaken hiermee veel eenvoudiger wordt en je veel beter inzicht krijgt in alle personeelsdossiers.

Organiseren HR-processen

Investeer in processen en systemen en houd je HR-afdeling klein en functioneel. Zorg dat de mensen die betrokken zijn bij personeelszaken hun vak verstaan en weten waar het overgaat.

Software kan heel veel uit handen nemen, maar het zijn uiteindelijk toch de mensen die het verschil maken. Zorg dat de medewerker die verantwoordelijk is voor personeelszaken ook vakbekwaam is. Want indien vakkennis ontbreekt, kan dat ook resulteren in het betalen van duur leergeld.

 

‘de meest voorkomende HR-processen’

 

Begin met het automatiseren van hetgeen veel voorkomt. Daarmee boek je tijdswinst, bespaar je veel ‘personeelsgedoe’ en negatieve energie. Feitelijk kunnen we onderscheid maken in de volgende processen:

1. ‘regelmatig’
2. ‘arbeidsintensief’
3. ‘incidenteel’

1) Regelmatige HR-processen

Ongeveer 75% van alle HR-processen zijn veel voorkomend. Denk daarbij aan verlof, declaraties en verzuim. Iedere ondernemer heeft met verlof en verzuim te maken.

Onderzoek wijst uit dat nog niet 1% van alle verlofaanvragen wordt afgewezen. Wanneer je werkt met losse verlofbriefjes kan het onoverzichtelijk zijn wie op welk moment met verlof is. Dat zorgt voor irritaties en geeft ‘gedoe’. Terwijl wanneer een medewerker die ziet dat een collega vrij is hij zelf conclusies kan trekken.

Declaraties vormt vaak een vergelijkbare uitdaging. Realiseer je dat de medewerker een bedrag voorschiet. Je betaalt dus niet uit, je betaalt een bedrag terug. Dat is een wezenlijk verschil.

Zo’n proces zou feilloos moeten verlopen, zonder hobbels en vertragingen in het proces waar de medewerker vaak niets aan kan doen. Hoe mooi is het niet dat technologie het mogelijk maakt dat medewerkers dit zelf kunnen regelen. Eenvoudig via een app.

Dat is vriendelijk naar je medewerkers en spaart je veel onnodig gedoe! Zelf makkelijk en eenvoudig je verlof aanvragen, ziekmelden, declareren en inzicht hebben in je eigen gegevens. Misschien spannend om je processen zo te gaan inrichten. Maar ook dit kan stap voor stap. Vind je dat het melden verzuim niet via een app zou moeten maar nog steeds via de telefoontje naar zijn of haar leidinggevende? Jij als ondernemer of leidinggevende kan zelf bepalen welke processen medewerkers zelf kunnen regelen en welke (nog) niet.

Er was een tijd dat dergelijke functionaliteiten alleen voorbehouden waren aan grote bedrijven. Gelukkig is dat verleden tijd. Het HR-softwarepakket van Buddee zorgt dat iedere ondernemer zijn personeelszaken slim en eenvoudig kan regelen.

Als ondernemer heb je altijd en overal inzicht en overzicht en laat je medewerkers toegang hebben tot hun eigen gegevens. Denk je eens in wat dit voor jou kan betekenen. Hoeveel tijd, energie je hiermee kan besparen!

 

2) Arbeidsintensieve HR-processen

Zo’n 20% van de arbeidscontracten bevat één of meerdere fouten. De naam staat onjuist geschreven, de ingangsdatum van het arbeidscontract klopt niet of het aantal uren wijkt af van wat is afgesproken.

Hoe mooi zou het zijn als de medewerker zelf zijn gegevens zou kunnen invullen? Als je de medewerker onderdeel laat zijn van het proces voorkom je onnodige fouten, frustraties en bespaar je tijd bij de instroom.

 

‘alle gegevens van alle medewerkers geordend’

 

Het bijhouden personeelsgegevens in een HR-softwaresysteem zorgt dat alle arbeidscontracten eenvoudig per medewerker te vinden zijn. Notificaties helpen je te herinneren dat een tijdelijk contract afloopt.

Daarnaast zijn ook functiewijzigingen, trainingen en opleidingen overzichtelijk per medewerker terug te vinden. Verlopen certificaten zoals BHV- en heftruckcertificaat? Via een pushmelding kan je deze taken terug laten komen in jouw takenlijst en voorkom je ongeldige certificaten.

Gebeurt het je niet regelmatig: wanneer moeten de BHV-ers op training? Wanneer verlopen de heftruckcertificaten en bij welk bedrijf deden we dat ook alweer?

Het bijhouden van deze gegevens gaat vaak versplinterd omdat verschillende collega’s talloze gegevens handmatig moeten bijhouden. Daarnaast vormt het niet tijdig verlengen van een arbeidscontract of beëindigen van overeenkomst een groot financieel risico.

Zoals je leest, het kan ook anders..

 

3) Incidentele HR-processen

Zwangerschapsverlof en ouderschapsverlof hebben een incidenteel karakter en zijn van die processen die we als complex kunnen omschrijven. Deze processen vereenvoudigen levert vaak niet veel extra winst op.

Behalve dat het goed inzicht hebben wanneer een medewerker met zwangerschapsverlof gaat en wanneer ze terugkomt. Of welke dagen een medewerker minder of niet werkt omdat hij of zij ouderschapsverlof opneemt.

Dus het proces vereenvoudigen is niet eenvoudig, maar een goed digitaal systeem voor verlof geeft jou en je medewerkers eenvoudig inzicht en overzicht. En scheelt gedoe.

Registratie bedrijfsmiddelen

Aanvullend hebben we nog een belangrijk onderdeel. De registratie van vele bedrijfsmiddelen. Want ongemerkt zijn er nogal wat bedrijfsmiddelen in omloop.

Denk aan: een laptop, telefoon, bedrijfsauto en overige specifieke uitgeleende bedrijfsmiddelen. Een correcte, simpele registratie hiervan voorkomt vervelende discussies en voorkomt het zoekraken van (dure) bedrijfseigendommen.

Zeker nu het thuiswerken massaal in opkomst is. Was het voorheen misschien nog wel overzichtelijk, want veel bedrijfseigendommen waren immers (regelmatig) op kantoor en daardoor zichtbaar. Met de komst van thuiswerkplekken komt daar een substantieel aan mogelijke middelen bij die letterlijk uit het zicht raken, indien eenmaal geplaatst. Denk aan bureau’s, bureaustoelen, extra beeldschermen, printers enz.

Een administratie bijhouden welke medewerker welke bedrijfsmiddelen in bruikleen heeft wordt, zonder gebruik van een toegankelijk softwaresysteem, een hele uitdaging. Eigenlijk gaat het over het gebrek aan een totaal inzicht en overzicht welke middelen een medewerker heeft, maar ook waar hij toegang tot heeft.

Want vergeet niet al die mogelijke licenties. Hoe vaak zou het niet gebeuren dat een medewerker na z’n dienstverband nog heel lang toegang heeft tot gegevens van zijn oude werkgever? En denk eens aan de veiligheidsrisico’s die dit met zich mee kan brengen.

‘goede medewerkers binden en behouden’

Goede mensen aantrekken, het binden en behouden van je medewerkers aan je bedrijf is vandaag de dag een hele uitdaging. Zeker wanneer medewerkers het voor het uitzoeken hebben zal je als ondernemer misschien wel extra je best willen of moeten doen.

En die kansen zijn er volop en technologische vooruitgang kan je daar enorm bij helpen.

 

‘Beeld je het volgende in’

 

Hoe fijn het voor een medewerker zou zijn als hij, een paar weken voordat hij start, een persoonlijk berichtje krijgt om alvast zijn persoonsgegevens in te vullen. En aanvullende informatie krijgt over zijn bedrijfsmiddelen, inloggegevens, thuiswerkplek, documentatie over het bedrijf en misschien alvast zien wie z’n nieuwe collega’s zijn.

Dat neemt niet weg dat een persoonlijk welkom, rondleiding, face-to-face ontmoetingen niet nodig zijn.

Integendeel !

Maar de administratieve rompslomp wordt sterk vermindert en er ontstaat tijd en aandacht waar het echt naar uit moet gaan: de medewerker.

Persoonlijke aandacht, je nieuwe medewerker een warm welkom heten dat is waar jij als ondernemer of leidinggevende het verschil kan maken.

De eerste ontmoeting met je bedrijf zullen ze zich nog vele jaren herinneren. Richt het HR-proces eenvoudig en slim in en zorg voor oprechte aandacht voor je (nieuwe) medewerkers.

Zelf doen of uitbesteden

Laten we eerlijk zijn.

• • Maak jij als ondernemer zelf je kantoorpand schoon?
  • Ontwikkel jij zelf je website?
  • Maak jij de jaarrekeningen op?
  • Wie zorgt ervoor dat je een fraaie brochure hebt?

Stuk voor stuk huren we specialisten in voor bovengenoemde werkzaamheden. Het zijn namelijk taken die niet behoren tot jouw kerntaken, die niet direct nodig zijn om zelf uit te voeren.

Misschien zou je het zelf wel kunnen. Maar wil je de tijd er niet voornemen of vind je dat een externe partij dat beter kan.

Daarbij zit je ook niet erop te wachten dat je medewerkers het kantoorpand gaan schoonmaken. En wie weet heb je zelf best kennis van Adobe Illustrator om een brochure te kunnen maken. Maar weet je ongetwijfeld is een DTP-er of reclamebureau veel beter in staat de perfecte brochure te maken, waarmee jij het verschil kan maken bij je klanten.

 

‘Conclusie’

 

We huren vakspecialisten in om ons als ondernemer te helpen bij taken waar we te weinig verstand van hebben, wat anderen beter kunnen doen of waarvan we denken dat de risico’s te groot zijn.

En als het gaat over grootste risico in je bedrijf? Hoe ga je daarmee om?

De risico’s die je loopt als je personeelszaken niet op orde hebt zijn serieus en niet te onderschatten.

Denk bijvoorbeeld aan het niet op tijd verlengen van arbeidscontracten (of tijdig aangeven dat er geen nieuw arbeidscontract komt), juist hanteren van oproepcontracten, een loonsanctie naar aanleiding van langdurig verzuim bij het niet juist volgen van Wet Verbetering Poortwachter etc.

 

‘vergeet vooral niet de kansen’

 

Maar vergeet ook vooral aan de kansen die er liggen als je investeert in je personeelszaken. Zoals we hierboven geschreven hebben biedt technologie heel veel mogelijkheden. Een kleine investering per maand per medewerker kan grote positieve effecten hebben.

Wat medewerkers misschien nooit direct zullen zeggen, maar wel denken, is dat het stroomlijnen HR-processen zo ontzettend fijn werkt. Het draagt bij aan een positief gevoel in plaats van dat medewerkers denken: ‘waarom leveren simpele, kleine dingen, zoveel gedoe op’.

Met het vereenvoudigen van deze HR-processen creëer je heel veel goodwill en bouw je krediet op bij je medewerkers.

Probeer daar eens even bij stil te staan. Verplaats je eens in een medewerker..

 

Voel het verschil tussen:

• • het arbeidscontract dat apart moet worden toegestuurd,
  • losse verlofbriefjes,
  • gedoe over verlof,
  • declaratie van een lunch die zoek is,
  • verlopen van een certificaat
  • etc..

of

online HRM-software die zorgt voor 24/7 inzicht en een helder overzicht waar iedereen al zijn persoonlijke gegevens terug kan vinden.

‘zoveel te winnen’

De winst die je kunt behalen met het stroomlijnen en vereenvoudigen van HR-processen is niet te onderschatten. Zoals net beschreven scheelt het veel kostbare tijd, frustratie, gedoe. Met de personeelsgegevens op orde zorg jij ervoor dat je een eerste stap zet in het professionaliseren van het HR-processen in jouw bedrijf.

 

‘misschien nog wel veel belangrijker’

 

De beleving die een medewerker heeft hoe goed ‘zijn bedrijf’ personeelszaken geregeld heeft. De indruk die medewerkers hebben als ze pas bij je komen werken. Het zijn thema’s die vaak niet besproken worden maar waar men vaak wel wat van vindt.

Misschien sta je er niet zo bij stil. Maar zeker de Y en Z generatie medewerkers, zeg de twintigers en dertigers, doen alles met hun telefoon. Zij horen en zien dat bij grote bedrijven de digitalisering plaats heeft gevonden. Dat die medewerkers zelf verlof kunnen aanvragen, eenvoudig hun loonstrook kunnen inzien. Simpel, snel, gebruiksvriendelijk via een app.

HRM-software van Buddee zorgt voor een maximale gebruiksvriendelijke ervaring voor zowel medewerker, HR-medewerker, leidinggevende en/of ondernemer.

Een goed software systeem komt alleen dan tot z’n recht wanneer de mensen die vakinhoudelijk bezig zijn met personeelszaken ook vakbekwaam zijn.

Het is de combinatie van technologische vooruitgang en goede HR die zorgen voor het verschil.

‘en dat kan!’

Als ondernemer wil je niet meer personeel, maar wel minder gedoe. Je wilt je kunnen richten op de kerntaken van je bedrijf. De combinatie van een gebruiksvriendelijk HR-softwarepakket in combinatie met betaalbare HR-ondersteuning helpt jou bij focus. 

 

De trends

Wij maken het voor iedere ondernemer mogelijk dat hij zijn HR-zaken professioneel en betaalbaar kan laten uitvoeren. HR Trend Institute gaf in 2015 al onderstaande aan als ontwikkeling op het HR-vlak.

▶︎ Denk groot
▶︎▶︎ Houdt het eenvoudig
▶︎▶︎▶︎ Focus op recruitment & selectie
▶︎▶︎▶︎▶︎ Besteedt niet-kernactiviteiten uit
▶︎▶︎▶︎▶︎▶︎ Houdt het HR-team klein
▶︎▶︎▶︎▶︎▶︎▶︎ Kopieer niet de grote bedrijven
▶︎▶︎▶︎▶︎▶︎▶︎▶︎ Verzamel data en begin met people analytics

 

Toelichting

• • Denk groot: dit geldt voor zowel kleine ambitieuze startups als scale-ups. Ook al ben je nog geen bedrijf van 60 mensen groot, de mogelijk liggen er: zowel op software gebied als op HR-ondersteuning.

 

• • Houdt het eenvoudig: concentreer je op de kern van HR. Richt processen en systemen eenvoudig in. Dat spaart een hoop tijd en veel (onnodig) personeelsgedoe. Vertrouw niet teveel op alleen je gevoel. Wetenschap en data zijn ondergewaardeerd maar geven je veel extra inzichten.

 

• • Focus op werving en selectie. Een onderbelicht en onderschat onderdeel. Wie trek je aan? Mensen, waar ze ook werken in je bedrijf, zijn het gezicht naar de buitenwereld. Zij zijn een afspiegeling van waar je voor staat, wat je bedrijf uitstraalt.

 

• • Soms zijn hele goede medewerker duurder en twijfel je misschien. Maar nog steeds geldt: eerst investeren dan oogsten. Als je je realiseert dat goede mensen beter presteren, vaak gemotiveerder zijn, zich vaker willen blijven ontwikkelen en meer productief zijn, is dan de investering in een duurdere medewerker niet gerechtvaardigd? En realiseer je: goed nieuws spreidt zich verder. Goede mensen trekken andere goede mensen aan!

 

• • Besteed relevante zaken uit: salaris en administratieve processen zijn nodig, maar behoren die tot je corebusiness? Nee. Je kan je meer focus houden, met minder personeel, door het uitbesteden van bovengenoemde zaken.

 

• • Haal kennis in huis voor recruitment, selectie, talentontwikkeling en performance management.

 

• • Houdt het HR-team klein: Investeer in processen en systemen. Heb je je personeelszaken in de basis op orde dan is een HR-specialist in staat om met beperkte manuren heel veel HR-zaken te regelen en te beheren. Dat kan via een HR-abonnement of detachering. Heb je toch specialistische HR-kennis nodig denk dan aan een HR-strippenkaart of maak er een HR-project van. Het (tijdelijk) inhuren van een HR-medewerker maakt je bedrijf wendbaarder en je haalt specifiek in huis. Dus geen overbodige capaciteit, geen inwerkperiode, geen extra personeel, maar direct een actieve bijdrage van een externe HR-medewerker.

 

• • Verzamel data als: beoordelingsgesprekken, kernvaardigheden en carrière wensen. Hiermee krijg je een goed beeld van: de medewerkers die je in huis hebt, of voldoen ze aan de verwachtingen, hoe het verloop is in je bedrijf etc. Start (bij voorkeur vanaf het begin) met people data. Zo kun je gegevens volgen en analyseren, ben je in staat om het beste uit je medewerkers en dus je organisatie te halen!

bron: HR Trend Institute

 

Deze trends zijn er niet om te zeggen wat je allemaal moet doen. 

De vraag is: wat zijn de grote issues in je bedrijf en hoe kunnen HR instrumenten, interventies en oplossingen je helpen bij het oplossen van jouw uitdagingen en zijn er HR trends die je daarbij kunt gebruiken?

De meeste trends zijn er vaak al vele jaren. Maar wat je vaak ziet is dat het gebruik maken van deze trends erg weinig wordt gebruikt door bedrijven. Wij denken, een gemiste kans.

 

Wij geloven | werken aan je bedrijf vraagt om focus en durven loslaten

Het kan echt anders…