Ziekteverzuim

Laten we beginnen met enkele feiten:

  • 66% van alle werkenden zegt niet gelukkig te zijn met zijn of haar werk en/of de werkomgeving.
  • 25% van deze groep roept: “help waar is de nooduitgang?” Ik wil een andere baan!
  • Al jaren schommelt ziekteverzuim rond de 4%. Dat betekent concreet: van elke duizend te werken dagen er zo’n 40 worden verzuimd wegens ziekte. Het ziekteverzuim is ieder jaar het hoogst in de herfst- en wintermaanden.
  • Internationaal is het verzuim Nederland boven het Europees gemiddelde.
  • 70 procent van het verzuim in Nederland komt door een psychisch probleem.
  • Medewerkers met psychische klachten blijven gemiddeld veel langer thuis dan mensen met fysieke klachten. In 2018 bleven medewerkers met psychische klachten 59 werkdagen thuis.

 

Waarom zijn deze cijfers van belang?

Plezier in je werk hebben, een goede werksfeer, zorgen voldoende uitdaging, binding hebben en houden met je medewerkers, goede werk-privé balans, weten hoe het ècht met je medewerker gaat zijn thema’s die sterk van invloed zijn op het ziekteverzuim (en ook het verloop).

Tijd, aandacht geven en oprechte betrokkenheid tonen van jou als werkgever dragen er proactief aan bij dat medewerkers zich gewaardeerd voelen, zich echt onderdeel voelen van de organisatie. Het actief binden van medewerkers, bij-scholing, talentontwikkeling en continu werken aan medewerkerstevredenheid dragen bij aan een prettig en een gezond bedrijf. Een bedrijf waar mensen graag willen werken !


‘En nu we het toch hebben over de feiten; wat kost een zieke medewerker eigenlijk?’


Een zieke medewerker kost je als werkgever gemiddeld 250 tot 300 euro per dag, maar dit kan nog verder oplopen. Voor het gemak: je bent al gauw 2,5 keer het salaris kwijt.

We kunnen daarbij onderscheid maken in directe- en indirecte kosten. Denk bij directe kosten aan o.a. de verplichte doorbetaling van het loon (70 tot 100%) en kosten voor arbodienstverlening. Indirecte kosten zijn bijvoorbeeld de kosten voor vervangend personeel of verlies van productie of dienstverlening.

Een rekenvoorbeeld wat een zieke werknemer kost per dag:

• Loondoorbetaling: 153 euro
• Kosten vervanging: 191 euro
• Omzetverlies tijdens afwezigheid: 43 euro
• Kosten arbodienstverlening: 10 euro
• Interne verzuimbegeleiding: 8 euro

Totaal verzuimkosten: 405 euro per dag (voorbeeld jaarinkomen van 36.500 euro)

Dit is een gemiddelde. De exacte verzuimkosten zijn natuurlijk volledig afhankelijk van jouw situatie.

 

Maar wat is nu eigenlijk ziekteverzuim?

ziek en niet in staat te werken

Zodra een medewerker niet op z’n werk verschijnt door ziekte dan spreken we van ziekteverzuim. Hij of zij verschijnt niet op zijn werkplek en geeft daarvoor als reden ‘ziek’ op. In welke mate er sprake is van ziekte, is niet altijd direct duidelijk. De medewerker beslist zich ‘ziek’ te melden.

Er zijn meerdere vormen van ziekteverzuim. Belangrijk om hier goed naar te kijken en dus onderscheidt in te maken. Voor jou als werkgever is het bepalend welke stappen je mogelijk moet ondernemen.

 

 

Vormen ziekteverzuim

Kort ziekteverzuim

We spreken van kort verzuim wanneer een medewerker tot vier weken ziek is. Denk hierbij aan een griepje of een ontsteking. Voor jou als werkgever zijn de gevolgen vaak te overzien.

Echter, de beginselen van burn-out klachten zijn mogelijk niet altijd duidelijk. Wees alert op ‘vage’ niet concrete klachten en neem deze serieus. Hoe eerder je hierop anticipeert hoe sneller je kan overgaan tot het maken van een plan!

TIP: Vergeet niet direct in de eerste week al een melding te doen bij de arbodienst of bedrijfsarts.

 

Frequent kort ziekteverzuim

Het kan ook voorkomen dat een medewerker niet lang ziek is, maar dat hij of zij zich wel regelmatig ziek meldt. Dat noemen we frequent kort verzuim.

Let op!
Dit kan een teken zijn dat er bij de medewerker meer aan de hand is. Ga dan ook het gesprek aan met de medewerker om met elkaar te ontdekken wat er speelt. Dat kan werk gerelateerd zijn en/ of een vervelende, moeilijke thuissituatie. Factoren als deze kunnen ervoor zorgen dat een medewerker zich frequent ziek meldt.

 

Langdurig ziekteverzuim

We spreken van langdurig verzuim zodra een medewerker langer dan zes weken niet komt werken en dus ziek is. Krijg je met deze vorm van ziekteverzuim te maken, dan ben jij als werkgever verplicht te handelen conform de Wet Verbetering Poortwachter.

 

Verzuimgesprek

Neem de tijd om het echte gesprek aan te gaan met je medewerker. Te ontdekken, te luisteren en te vragen wat er speelt. Niet alleen is dit heel humaan om te doen. Door echt tijd vrij te maken voor het verzuimgesprek en eventueel advies in te winnen verklein je de kans op langdurig ziekteverzuim.

 

Ziekteverzuim onderbelicht

Ziekteverzuim is voor iedere werkgever een situatie waar hij, begrijpelijk, liever niet te vaak aan denkt. Maar realiseer je dat je als ondernemer vroeg of laat te maken krijgt met een vorm van verzuim.

Soms begint het klein en kan je door actief en adequaat te handelen het verzuimen beperken. Helaas blijkt dat regelmatig een onschuldig ziektegeval kan leiden tot een langdurig traject.

Allereerst heel vervelend voor de medewerker. Want realiseer je: in de basis wil niemand langdurig ziek thuis komen te zitten. Maar voor jou als ondernemer zal een langdurig zieke werknemer voor veel ongemak, stress en veel extra kosten zorgen.


‘Daarom: wees proactief is ons advies’


Keer op keer blijkt verzuim tijdrovend en complex te zijn. Helaas blijft dit vaak onderbelicht. Actieve verzuimbegeleiding kan echt het verschil maken. De juiste stappen op het juiste moment nemen kan voorkomen dat je risico loopt op kostbare loonsancties. Want een zieke medewerker betekent ACTIE voor jou als werkgever. Voldoen aan de plichten die er zijn rondom verzuim en denk vooral ook aan de medewerker als mens.

Verbinding houden met je zieke werknemer is van groot belang voor een spoedige re-integratie. Denk aan een huisbezoek, de medewerker op kantoor ontmoeten, een fruitmand, een kaartje van alle collega’s. Het zijn veel kleine dingen de afwezige medewerker een positief gevoel geven er toch nog bij te horen.

Wacht niet tot verzuimen een buikpijn dossier wordt, maar wees proactief.


Verzuimbeleid

Zoals we schreven kunnen de kosten van ziekteverzuim enorm oplopen. Het gedoe, de stress die je krijgt van een zieke werknemer, de gevolgen voor collega’s. Tal van redenen zijn er te bedenken waarom je verzuimpercentage simpelweg zo laag mogelijk zou willen hebben.

Maar hoe krijg je het verzuimpercentage omlaag? Hoe minimaliseer je de kans de je medewerker ziek thuis komt te zitten?

Een hele goede manier om echt bewust met verzuim aan de gang te gaan is het maken van verzuimbeleid. En dat is dan geen boekwerk maken om het maar te hebben.

Nee, aan de slag met verzuimbeleid doe je om:

  • de duur en de frequentie van ziekteverzuim terug te dringen
  • preventieve maatregelen te nemen zodat ziekte en ongevallen voorkomen worden

In het verzuimbeleid staat omschreven wat werkgever en werknemer moeten doen in geval van een ziekmelding. Belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid is het verzuimprotocol. Check aan de hand van het verzuimprotocol wat de noodzakelijk te nemen stappen zijn.

Na twee jaar ziekte controleert het UWV altijd of alle processtappen tijdig en correct zijn gevolgd.

Heb je nu geen verzuim? Fijn, houden zo! Mocht je toch te maken krijgen met verzuim dan is het goed om een verzuimprotocol te hebben.

We kunnen ons voorstellen dat er onderdelen in het verzuimprotocol zitten waar je vragen over hebt. Schroom niet jouw vraag met ons te delen.


‘maak geen kopie van een ander bedrijf’


Verzuimbeleid is niet zomaar ‘een kopie maken van het beleid van een andere bedrijf’. Goed verzuimbeleid maken betekent maatwerk. Zorg dat het beleid past bij de aard van je bedrijf, de omvang en het DNA. Lees meer over de kansen bij het maken van verzuimbeleid.

Wij geloven dan ook dat het maken verzuimbeleid geen kostenpost is, maar een investering in je bedrijf !

 

Soorten verzuim

Wanneer is het echt opletten? Wat is het moment dat je aandacht en tijd zal moeten investeren in je medewerker en het ‘verzuimgesprek’ aangaan?

Eenvoudig: zodra je merkt dat het meer is dan een griepje wordt het tijd voor actie! Een medewerker die niet kan komen werken van een vastgestelde en algemeen erkende ziekte is er sprake van zogenaamd ‘wit verzuim’

Een medewerker die zich ziek meldt zonder ziek te zijn, noemen we ‘zwart verzuim’.


Wit verzuim

Dit betekent dat de medewerker echt ziek is. Denk hierbij aan een buikgriep, migraineaanval of een gebroken pols; je medewerker is vaak binnen enkele dagen of weken weer beter.

Hier spreken we echter niet ‘kort of lang verzuim’. Want het kan ook zijn dat hij of zij voor langere tijd geen werkzaamheden kan verrichten. Denk daarbij aan een serieuze ziekte als een longontsteking, herseninfarct of misschien wel een vorm van kanker.

Helder is dat er sprake is van een duidelijk ziektebeeld waarom hij of zij tijdelijk niet kan werken.


Grijs en zwart verzuim

Een ander verhaal is het wanneer we het hebben over ‘zwart verzuim’ of ‘grijs verzuim’. Je medewerker verschijnt niet op het werk maar de reden is niet direct een duidelijk ziektebeeld.

Met grijs verzuim wordt bedoeld een ziekmelding op grond van reële klachten. Het is echter niet volkomen helder of de medewerker echt in staat is om te komen werken.

Zwart verzuim is duidelijk: een medewerker zit thuis maar is niet ziek.

De laatste twee vormen van ziekteverzuim zijn in de praktijk lastig en complex voor werkgevers. Want wat is de reden dat hij of zij niet komt werken?

 

‘een medewerker is niet ziek maar komt ook niet werken’


Niet ziek en ook niet komen werken?

FEIT 70 procent van het verzuim in Nederland ontstaat vanuit een psychisch probleem. Veel vormen van lichamelijke ziekte zijn te voorkomen. We gaan hier niet beweren dat je verzuim volledig kan voorkomen. Echter, jij hebt als werkgever en/of leidinggevende weldegelijk de mogelijkheid om het verzuim binnen je bedrijf te verlagen. We geven 4 tips om je op weg te helpen.

In de praktijk zien we bijvoorbeeld dat problemen in de relationele sfeer oorzaken zijn van zwart verzuim.

Denk aan een medewerker die niet makkelijk praat, een binnenvetter is. Hij of zij deelt weinig wat hem bezighoudt. Een liefdesrelatie die op knappen staat, problemen met een kind op school dat zorgt voor veel stress of de mantelzorg voor een ouder breekt hem op.

Een andere oorzaak van niet echt ziek zijn en toch niet kunnen komen werken kan veroorzaakt worden door de arbeidsomstandigheden. Een geëscaleerd conflict met één van z’n collega’s geeft hem of haar zoveel stress dat de medewerker niet meer kan functioneren. De werkplek voelt niet prettig aan wat zoveel druk en spanning geeft dat de medewerker er letterlijk ziek van is geworden.

 


‘pesten op de werkvloer’


Er wordt vaak gedacht dat pesten alleen op school gebeurt. Niets is echter minder waar. Onderzoek toont aan dat ongeveer 1 op 10 medewerkers vroeg of laat te maken krijgt met pestgedrag.

Meestal beginnen de pesterijen subtiel in de vorm van: buitensluiten, intimideren, roddelen en negeren. Hèt verschil tussen pesten en plagen? Dat gaat niet zozeer over de vorm maar wel in welke mate dit plaatsvindt. Bij plagen is iedere medewerker wel eens aan de beurt. Het is dus niet gericht op één persoon. Bij pesten is het structureel dezelfde medewerker waar het overgaat. En soms kan dat toch onbewust gebeuren en hebben ‘de pesters’ niet onvoldoende in de gaten.

Het herkennen van pesten is van groot belang. Meestal hebben bedrijven in een werkhandboek wel iets staan over pesten en hoe daarmee om te gaan. Maar alleen het op papier zetten is onvoldoende. Werknemers moeten ook daadwerkelijk het gevoel hebben dat pesterijen gemeld kunnen worden bij de werkgever. Dat dit toegankelijk is en ze ook echt gehoord worden.

 

‘Erken pesten’


Denk niet dat het niet in jouw bedrijf gebeurt. Bedrijven met een personeelshandboek hebben hier vaak wel iets over opgenomen. Maar is dit wel eens besproken bij jou in het bedrijf? Is er echte aandacht voor? Kunnen medewerkers pesterijen melden bij de leidinggevende of beter bij een vertrouwenspersoon?

Het alleen op papier zetten is onvoldoende. Zorg dat dit onderwerp toegankelijk is en maak dit gevoelige thema bespreek waarbij medewerkers echt gehoord worden.


‘pestgedrag zorgt voor extra verloop’


Want onderzoek toont aan dat tweederde van de medewerkers weg zou gaan bij een bedrijf met een structurele pestcultuur. Reden voor aandacht. Aandacht voor pesten vermindert de kans op verzuimen en verlaagt de kans op verloop van medewerkers. Investeren aan de voorkant bespaart veel personeelsgedoe en hoge kosten aan de achterkant.

 

‘werkgerelateerd verzuim’

 

Maar mogelijk kan verzuim ook puur werkgerelateerd zijn. Zo’n grote werkdruk dat hij het werk niet meer aan kan en symptomen van een burn-out heeft. Denk aan de corona-periode. Heel veel mensen werden vroeg of laat ziek. Er is echter ook altijd een groep mensen die niet ziek wordt. Van die mensen wordt op zo’n moment extra veel gevraagd. Misschien zonder dat je het doorhebt en mogelijk zelfs zonder dat de medewerker het zelf bewust door heeft. Tot het moment dat bij de medewerker die nooit ziek is het touwtje knapt. 

De grens van wat een werknemer aan kan is heel verschillend. Sommige mensen raken in de stress als ze telkens meer op hun bordje krijgen en kunnen daardoor het werk niet meer aan. Ze proberen alles goed te doen en werken misschien zelfs wat langer door. Maar de werkdruk neemt toe en ze gaan er slecht van slapen. Ze nemen het werk in hun hoofd mee naar huis en kunnen het niet meer loslaten. Het wordt van kwaad tot erger tot het niet meer gaat.

Anderen kunnen de extra werkdruk wel prima aan. Ze kunnen goed organiseren, weten prioriteiten te stellen. Ze kunnen overzicht houden: welke ballen ze in de lucht moeten houden en welke nu even niet nodig zijn.Ernstige burn-out komt bij een paar procent van de beroepsbevolking voor. Burn-out komen wel steeds vaker voor. We leven in een dynamische wereld. Dit zorgt voor een aanslag op onze energie. Wat helpt is dat mensen, ieder op zijn persoonlijke niveau, goed de grenzen aangeeft. Als werkgever kan je burn-outs voorkomen of beperken, door te zorgen voor een goed sociaal klimaat.  Dat begint al met het gesprek aan te gaan met je werknemers. Hoe gaat het met je? En dat niet even alleen bij de koffie. Pak regelmatig momenten om te temperaturen: hoe zit je erbij. Wat gaat goed, wat kan beter?

Maar iedere werknemer bereikt op een zeker moment de grens. Een moment dat hij of zij het werk niet meer aan kan. Dit begint met burn-outklachten, wat betekent dat je erg moe bent en blijft (dus na een paar nachten slapen gaat het niet over). Het wil alleen niet zeggen dat je thuis op de bank zit en maandenlang veroordeeld bent tot een niet-werkend bestaan.’

In 2018 had zo’n 17 procent van alle werkende Nederlanders last van burn-outklachten, dat wil zeggen vermoeidheid. 263.000 Nederlanders kregen in 2018 de diagnose ‘overspanning’ (burn-out). Het aantal meldingen van burn-out door bedrijfsartsen is sinds 2008 ongeveer verdubbeld.

Ernstige burn-out komt bij een paar procent van de beroepsbevolking voor. Burn-outs komen wel steeds vaker voor. We leven in een dynamische wereld. Dit zorgt voor een aanslag op onze energie. Wat helpt is dat mensen, ieder op zijn persoonlijke niveau, goed de grenzen aangeven. Als werkgever kan je burn-outs voorkomen of beperken, door te zorgen voor een goed sociaal klimaat.

Dat begint al met het gesprek aan te gaan met je werknemers. Hoe gaat het met je? En dat niet even alleen bij de koffie. Pak regelmatig momenten om te ‘temperaturen’: hoe zit je erbij. Wat gaat goed, wat kan beter? Door een aantal vaste momenten in het jaar te pakken en het èchte gesprek aan te gaan weet je wat er werkelijk leeft bij je medewerkers. Los daarvan vinden medewerkers het prettig om gehoord te worden. Een moment waar ze hun verhaal kwijt kunnen. Onderschat deze waarde niet!

Natuurlijk is het vaak een combinatie factoren die zorgen dat mensen ‘ziek’ zijn. En welke vorm het ook is: als ondernemer zit je op geen van de vormen te wachten. Bewust aandacht hebben voor je werknemers voorkomt heel veel ellende. Nee, het is niet zaligmakend.

Maar werknemers voelen het verschil tussen oprechte interesse of dat je het altijd zo druk hebt dat er geen tijd is voor hen. Misschien ben jij als ondernemer niet de aangewezen persoon om zich hiermee bezig te houden. Wellicht kan iemand van personeelszaken of een MT-lid de rol op zich nemen.

Het laatste wat je wilt is dat een werknemer met problemen blijft zitten en het zich opstapelt totdat de emmer overloopt.

 

‘verzekeren tegen verzuim’

 

Als werkgever kan je je deels verzekeren tegen verzuim. Feit blijft dat je wel een loondoorbetalingsplicht hebt, wanneer ziekteverzuim voorkomt bij jouw werknemers. 

Concreet betekent dit dat jij als werkgever verplicht bent het loon van jouw zieke werknemer (deels) uit te betalen in de eerste twee jaar. Na deze twee jaar is het mogelijk op ontslag van de werknemer over te gaan.


‘aandacht aandacht aandacht’


Alles begint met aandacht voor ziekteverzuim en dus tijd maken. Onderzoeken de oorzaken. Ga het echte gesprek aan met je zieke medewerker. Zorg voor de verbinding. Wacht niet af, maar neem het initiatief, hoe moeilijk dat soms ook zal zijn. En realiseer je dat ook je medewerker echt niet wil dat hij of zij ziek thuis zit.

Verzuim kost veel en soms heel veel. In geld uitgedrukt, maar vooral ook in tijd en energie. Hoe eerder je de situatie onderkent en oppakt, des te eerder je met elkaar kan werken aan een gedegen plan, al dan niet met een verzuimexpert. Dat is fijn voor de medewerker en voor jou als ondernemer.

 

Re-integratie

Ziekteverzuim kan je overkomen. Maar de wetgever is onverbiddelijk. Een gedegen re-integratieverslag is cruciaal en vraagt tijd en aandacht van casemanager. De start van het re-integratieverslag (RIV) begint al heel vroeg, vanaf week 6. Onderneem je niet de juiste stappen op het juiste moment, of vergeet je iets te vermelden in het verslag, dan kunnen er serieuze loonsancties volgen.

Een medewerker die langdurig ziek wordt kost je als ondernemer heel veel tijd, energie en als niet oppast heel veel geld.

Verzuim:

Weet jij wanneer je wat moet doen? We hebben een tien stappenplan opgesteld om te komen tot een compleet re-integratieverslag. Dat lijkt eenvoudig. De stappen volgen en dan is het klaar.

Maar onderschat dit proces niet. Want een gedegen verslaglegging en betrokken actieve casemanager maken het verschil. Het is het verschil tussen een succesvol re-integratieverslag of een financieel drama.

Schroom niet om hulp te vragen wanneer je een verzuimexpert nodig hebt. Veelal heb je incidenteel te maken met verzuim en ‘overkomt het je’. Begeleiding van een expert op het gebied van verzuim maakt ècht verschil.

Wij kennen en herkennen de uitdagingen en dilemma’s waar jij voor staat. Waarom? Wij werken voor veel MKB-bedrijven die dezelfde behoeftes hebben als jij. Voor jou is verzuim een vervelend voorval, voor ons als experts in verzuim dagelijkse werkzaamheden.

Als verzuimexpert verzorgen wij de registratie van ziek- en herstelmeldingen, het casemanagement in het kader van Wet Verbetering Poortwachter alsmede het onderhouden van contacten met instanties als Arbodienst en UWV.

 

Voorkomen en beperken

Je kan ziekteverzuim nooit volledig voorkomen, helaas is dat een illusie. Wat wel kan is het verzuimpercentage, het aantal gevallen van ziekteverzuim, binnen je bedrijf verminderen.

Ingewikkeld? We denken dat dat best wel meevalt. Maar ook hier is van belang: maak er tijd voor vrij, schenk er aandacht aan.

 

‘Vier tips voor een lager ziekteverzuim’

Tip 1 Symptomen herkennen

Functioneert je medewerker minder? Worden zware belastingen vermeden en/ of zie je een duidelijke een ander gedrag? Psychische klachten kunnen een mogelijke oorzaak zijn. Ga het gesprek. Luister, vraag, verwonder en oordeel niet. Geef de medewerker de ruimte om z’n verhaal te kunnen doen.


Tip 2 Psychische klachten? Grijp tijdig in

Geef aandacht aan psychische klachten. Mogelijk zijn ze lang niet direct en goed zichtbaar. Door met regelmaat met je medewerker in gesprek te zijn signaleer je tijdig psychische klachten, voordat ze kunnen escaleren. Actief handelen kan de verzuimduur echt verkorten. Heel fijn voor de medewerker zelf en natuurlijk ook voor jou!


Tip 3 De grenzen van medewerkers respecteren

Eén van de belangrijkste oorzaken van psychisch verzuim is een verstoorde werk privé-balans.

Veel werkgevers redeneren dat de balans tussen werk en privé vooral lastig is voor vrouwen. Onderzoek laat zien dat dit zeker niet waar is. Het blijkt namelijk dat het veelal jonge mannen, met kleine kinderen, zijn die moeite hebben om een goed evenwicht te vinden tussen werk en privé.

80% van de medewerkers geeft aan nooit met hun werkgever te praten over de disbalans tussen werk en privé. Ben jij het gesprek al eens aangegaan? Zie hier een kans !

 

Tip 4 Goede werkplek is essentieel

De arbowet verplicht werkgevers om voor een veilige werkplek te zorgen, zodat medewerkers hier geen gezondheidsklachten aan overhouden. Dat geldt dus ook op de thuiswerkplek. Met het hybride-werken is vooral de thuiswerkplek een onderschat onderdeel.

Simpel: zorg voor een goede stoel, een verstelbaar bureau, een laptopstandaard en een los toetsenbord met muis. Zo voorkom je klachten aan de schouders, nek en rug. Een gezonde werkplek heeft voldoende daglicht, frisse lucht en planten.

Een goede werkplek vermindert gezondheidsklachten en draagt bij aan verlaging van ziekteverzuim.

(Bronnen: CPB, CBS, Veerkrachtig, Elsenaar, Claris)

 

Ontdek de mogelijkheden die er ook voor jou liggen. HR is namelijk een vak, ons vak!

 

NEEM CONTACT OP

DURF jij jouw dilemma aan ons voor te leggen?