Arbeidscontracten opstellen nieuwe stijl

 

‘Bij ons is het allemaal niet zo spannend’

 

Dat horen we veel als we ondernemers in het MKB spreken en vragen hoe zij HR-zaken hebben geregeld. Veel ondernemers doen ‘HR-zaken erbij’. 

> Totdat ze zich realiseren dat HR meer is dan: het maken arbeidscontracten, het verwerken van een verlofaanvraag en het registreren van ziekteverzuim.

> Totdat ze letterlijk moe worden van het personeelsgedoe. 

> Totdat ze duur leergeld hebben betaald: een onderschat verzuim, verouderde bepalingen die tegen ze werken of medewerkers die (ogenschijnlijk) om het geringste bij een andere werkgever aan de slag gaan.

Een onderschatte bouwsteen, de fundering, zijn arbeidscontracten. Daar begint het mee als je een nieuwe medewerker gaat aannemen.

Arbeidscontracten heb je in talloze vormen; van een arbeidscontract voor bepaalde tijd en onbepaalde tijd, tot een min-max contract. Iedere vorm van overeenkomst heeft z’n voordelen en tegelijkertijd ook vaak (onbekende) nadelen. Wil je meer weten wat je vermeldt in een arbeidsovereenkomsten of welke vormen er zijn? Klik dan op deze link. 

 

‘complexiteit arbeidscontract’

 

Dit artikel gaat over de ingewikkeldheid van een arbeidscontract. In het verleden hebben wij ons afgevraagd: waarom moeten arbeidscontracten nog zo onleesbaar, ingewikkeld en soms bij onbegrijpelijk zijn?

Hoe komt het dat arbeidscontracten 6,7 of soms zelfs wel 10 pagina’s tellen?

En de teksten? Het taalgebruik in arbeidscontracten lijkt soms zo te komen uit een wetboek. Is dat niet wat achterhaald?

 

Het gevaar

Er kleven ook nog risico’s aan moeilijk ogende arbeidscontracten. De vraag is namelijk: wie leest de teksten in een arbeidscontract als die zo ingewikkeld? Mensen lezen ze misschien wel, maar begrijpen medewerkers nu werkelijk wat ze ondertekenen? Kennen ze nu echt de afspraken? Of denken ze: het zal wel goed zijn en slaan moeilijke passages over?

 

‘het lijkt niet zo spannend’

 

Misschien lijkt dit allemaal niet zo spannend, totdat een bepaling een rol gaat spelen; denk aan ziekteverzuim, ongewenst gedrag, nevenactiviteiten etc. Regels en afspraken die niet helder zijn voor medewerkers kunnen zorgen voor (onnodig) personeelsgedoe.

Mogelijk is het voor jou, wanneer je het contract overhandigt, misschien soms eveneens niet helemaal duidelijk wat er nu echt bedoeld wordt. Geregeld zien we in dit in de praktijk gebeuren, zonde! Want als jij afspraken soms al moeilijk kunt uitleggen, wat zou dat doen met een medewerker?

 

‘arbeidscontracten ontwikkelen zich’

 

Arbeidscontracten ‘ontwikkelen’ zich bij veel bedrijven vaak in de loop van de tijd. Er wordt gekopieerd, geknipt, geplakt, weggelaten, teksten bijgeschreven. Het ‘originele arbeidscontract’, waar je jaren geleden mee bent begonnen, is inmiddels een ‘eigen leven gaan leiden’.

En is dat erg dan vraag je je af. Misschien op het eerste gezicht niet. Maar gelden alle bepalingen en afspraken nog steeds in je bedrijf? Ook die van 7 jaar geleden? Want regels en afspraken vermelden is één, maar er naar handelen is twee. En doe je dat dan ook? 

Wanneer heb je voor het laatste je arbeidscontracten laten toetsen?

 

Arbeidscontract voorbeeld

Met regelmaat komen we opgestelde arbeidscontracten tegen die inhoudelijk moeilijk te lezen en te begrijpen zijn.

Ter illustratie enkele voorbeelden van onderdelen:

Artikel 3

Werknemer is verplicht zijn volle arbeid, kennis en vlijt aan te wenden ten behoeve van de werkgever. Hij verplicht zich zijn werkzaamheden te verrichten naar de aanwijzingen door of vanwege de werkgever gegeven, zulks met inachtneming van hetgeen is neergelegd in een professioneel statuut zoals dit door de beroepsgroep is geformuleerd.

Artikel 12

Het is de werknemer verboden, hetzij gedurende de dienstbetrekking, hetzij na beëindiging hiervan, op enigerlei wijze aan derden direct of indirect, in welke vorm dan ook en in welke voege ook, enige mededeling te doen van of aangaande enige bijzonderheden betreffende werkgevers zaak of daarmee verband houdende, op straffe van verbeurte aan werkgever van een dadelijk en ineens zonder sommatie of ingebrekestelling opeisbare boete groot €2500,- onverminderd zijn gehoudendheid tot betaling aan werkgever van een volledige schadevergoeding te dezer zake, indien dit meer dan gemeld boetebedrag mocht belopen; overtreding zal voor de werkgever een dringende reden vormen tot ontslag op staande voet als bedoeld in artikel 7:678 BW en zal hem aanleiding kunnen geven bij de officier van justitie aangifte te doen van het plegen van een misdrijf, omschreven in artikel 273 Wetboek van Strafrecht. 

Zou jij hier energie van krijgen? Begrijp je na één keer lezen werkelijk wat er wordt bedoeld? In nagenoeg alle arbeidscontracten die wij lezen komen we dit taalgebruik tegen. 

 

De toon van het arbeidscontract

Los van de ingewikkelde manier van verwoorden viel ons destijds ook op de manier hoe er gecommuniceerd wordt. De afstandelijkheid en toon zijn, wat ons betreft, vaak dwingend en onaardig en echt niet meer van deze tijd.

“Je dient “, “werkgever verplicht medewerker om”, “werknemer is verboden”, “het is werknemer  niet toegestaan om”… 

Je leest, teksten in arbeidscontracten zijn erg dwingend en afstandelijk en in personeelshandboeken komen we vaak tegen wat allemaal niet mag. 

 

Het kan ècht anders. Het hoeft niet zo ingewikkeld. 

Want, hoe zou het zijn als:

• een ‘begrijpelijke arbeidscontract‘ past op 1 pagina
• in heldere taal de bepaling staan uitgeschreven
• alle bepalingen ook echt gelezen en begrepen worden
• er geschreven wordt vanuit gewenst gedrag
• de taal en toon van het arbeidscontract en personeelshandboek passen bij jouw organisatie
• zowel leidinggevende/ HR als de medewerker het als een ‘mooi moment’ gaan zien wanneer de overeenkomst getekend kan worden.

Wij geloven dat een arbeidscontract overhandigen aan je medewerker een soort feestje zou moeten zijn en daarmee ontstaat een andere beleving en benadering. Een moment waarop je je medewerker kan verwelkomen en hem helder kan vertellen wat er in zijn arbeidscontract staat. Waarbij het taalgebruik, de afspraken, regels en richtlijnen passen bij de cultuur van je bedrijf.

 

Stageovereenkomst of arbeidscontract?

De scheidslijn tussen een stageovereenkomst en arbeidscontract is dun, terwijl de volgen serieus kunnen zijn als blijkt dat de stageovereenkomst toch gekwalificeerd wordt als een arbeidsovereenkomst. De inhoud van een stageovereenkomst is niet wettelijk geregeld, in tegenstelling tot een arbeidsovereenkomst.

Wat zijn de kenmerken van een stageovereenkomst? Hoe voorkom je dat de stagiair claimt dat er sprake was van een arbeidsovereenkomst? Lees onze 7 tips om te voorkomen dat een stageovereenkomst onbedoeld een arbeidscontract is.

 

Arbeidscontracten op 1 A4?

Op 1 pagina past vanzelfsprekend niet alles wat je met je nieuwe medewerker wilt afspreken. Hoe gaat dit dan in z’n werk?

 

‘niet alle bepalingen staan in het arbeidscontract’

 

Het individuele arbeidscontract bevat de afspraken die specifiek gelden voor deze nieuwe medewerker. Denk hierbij aan: het brutosalaris, het aantal uren dat hij of zij per week komt werken, de duur van de overeenkomst etc.

 

‘en alle overige afspraken die je wilt maken?’

 

Zoals net beschreven kan je niet alle afspraken kwijt op 1 -A4tje. Daarvoor hebben we het personeelshandboek. In het personeelshandboek leg je afspraken vast die gelden voor alle medewerkers. Dit gaat feitelijk meer over de spelregels, voorwaarden en normen die gelden binnen jouw bedrijf.

 

Groot voordeel 

Een beknopt arbeidscontract met een personeelshandboek werkt veel eenvoudiger dan een arbeidsovereenkomst van 8 pagina’s. Want regels en voorwaarden zijn niet voor eeuwig gelijk: de omvang van je bedrijf verandert en wetgeving wijzigt. 

Dat betekent dat je toch minimaal 1x per jaar (of vaker wanneer nodig) de regels en richtlijnen die binnen je bedrijf gelden tegen het licht moet houden om te voorkomen dat je niet voldoet aan de HR wet-en regelgeving.

Heb je nagenoeg alle afspraken in arbeidscontracten staan, dan betekent dit dat je minimaal 1x per jaar alle arbeidscontracten moet doorlopen. Dit kan een kostbare en tijdrovende bezigheid zijn.

Met beknopte arbeidsovereenkomsten, gecombineerd met een personeelshandboek, is dit eenvoudiger, minder foutgevoelig, minder tijdrovend en dus voordeliger. 

De afspraken, regels en richtlijnen die regelmatig aan verandering onderhevig zijn, staan vermeld in het handboek. 

Dit betekent dus dat je maar op 1 plek dit hoeft te wijzigen!

 

‘minder kans op fouten’

 

Veel afspraken op één centrale plek beschrijven voorkomt fouten. Vaak zien we dat, met name in oudere arbeidscontracten, er nog bepalingen staan die al langer niet meer gelden en/ of achterhaald zijn en in nieuwe contracten niet meer voorkomen. Tegelijkertijd is er een personeelshandboek gemaakt die conflicteert met sommige (oude) arbeidscontracten.  

Door op één plek regels en richtlijnen te formuleren voorkom je dat er tegenstrijdigheden in komen door mogelijk afwijkende afspraken in het individuele arbeidscontract en/of een cao.

 

Personeels­handboek rechtsgeldig?

Bij het opstellen van een arbeidscontract wordt er een tekst opgenomen dat medewerkers tevens akkoord gaan met de regels en richtlijnen van het personeels­handboek.  Je maakt dus een verwijzing naar de afspraken in het handboek. Als je medewerker het arbeidscontract tekent, gaat hij namelijk eveneens akkoord met de bepalingen in het handboek.

En natuurlijk loop je het handboek met de medewerker door. Zijn er onduidelijkheden of vragen dan kan je dit gelijk met elkaar bespreken.  

 

‘je zal misschien denken, maakt dit nu ècht verschil?’

 

Denk je in: de medewerker heeft goede gesprekken gehad tijdens de sollicitatie en merkt een fijne energie. Hij heeft een beeld gekregen van de cultuur en waarden in het bedrijf. Hij heeft zin om bij je aan de slag te gaan. 

Maar als het arbeidscontract en handboek een totaal andere toon laten zien, wat doet dat met het beeld dat de nieuwe medewerker krijgt van de organisatie? Als dat wat uitgesproken is tijdens de sollicitatie niet terug te lezen is in de overeenkomsten, hoe zou dat overkomen? Welke indruk zou de medewerker nu ècht krijgen van je bedrijf?

De wereld verandert, processen worden meer geautomatiseerd, employee self service (ESS) doet z’n intrede, hybride-werken wordt gemeengoed. Ook in het MKB. 

De Y en Z generatie medewerkers ‘veroveren’ de arbeidsmarkt. Medewerkers binden en boeien is in deze tijd noodzakelijk om te voorkomen dat ze niet te snel weer via de achterdeur vertrekken. En het zijn vaak (ogenschijnlijk) kleine zaken waar medewerkers moeite mee hebben en ze doen veranderen van werkgever.

Een modern arbeidscontract, personeelshandboek en dito arbeidsvoorwaarden vormen het fundament van een langdurige samenwerking tussen medewerker en werkgever. 

Het is voor steeds meer ondernemers dan ook duidelijk: HR is geen kosten maar een investering in je bedrijf. Laat je hier verder inspireren.

 

Wij geloven: ondernemen gaat over focus en durven loslaten 

doen waar je goed in bent

doen waar je hart ligt

maar ook over durven loslaten

om te professionaliseren en te kùnnen groeien 

Het ondertekenen van een arbeidscontract moet een mooi moment zijn met je nieuwe collega.

Een feestje waarin je gewoon in eenvoudige en begrijpelijke taal kan uitleggen wat het arbeidscontract inhoudt. Met een personeelshandboek als verlengstuk, waarin je de cultuur terugleest van je bedrijf met heldere, transparante afspraken. 

Het maken van arbeidscontracten die voldoen aan de HR wet- en regelgeving betekent dat je moet weten wat kan, wat mag en ook wat moet.