Personeelshandboek

 

Een personeelshandboek opstellen, waarom?

In een personeelshandboek leg je regels en richtlijnen binnen je organisatie vast. Dit handboek is een directe aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Feitelijk leg je in het personeelshandboek afspraken vast met je personeelsleden. 

Het is een praktisch naslagwerk waarmee je voorkomt dat zaken je je als werkgever overkomen. Je geeft hiermee vorm een een stuk HR-beleid.

 

Wat leg je vast?

Zoals hierboven beschreven omvat het personeelshandboek alle interne regels en richtlijnen die binnen de organisatie gelden. Maar een personeelshandboek opstellen is maatwerk. Binnen iedere organisatie gelden andere regels, uitgangspunten en behoeften.

Voorbeeld wat je opneemt:

• Werktijden pauzes
• Overwerk en compensatie
• Verzuimprocedures
• Ziekteverzuim
• Arbowetgeving
• Arts/ tandartsbezoek
• Gebruik social media
• Gebruik internet en mobiele telefonie
• Thuiswerken
• Regels omtrent arbeidsomstandigheden
• Vakantiedagen en erkende feestdagen
• Geheimhouding
• Afspraken over verlof, bijzonder verlof, zwangerschap en bevalling, onbetaald verlof
• Algemene richtlijnen over gedrag en houding richting opdrachtgevers en collega’s
• Omgangsvormen en richtlijnen t.a.v. ongewenst gedrag zoals seksuele intimidatie, discriminatie en agressie of onheuse bejegening
• Roken/ alcoholgebruik / drugs en medicijnen tijdens werktijd
• Hygiëne, en uiterlijke verzorging
• Bedrijfseigendommen en gereedschappen
• Vergoeding zoals: maaltijdvergoeding, parkeerkosten vergoeding, uitbetaling salaris, spaarloonregeling, bonussen, vakantietoeslag, thuiswerkvergoeding
• Functioneren, functioneringsgesprekken
• Opleidingsmogelijkheden / studiekostenregeling
• Beëindiging en schorsing dienstverband
• Functioneringsgesprekken
• Bedrijfskleding
• Bedrijfseigendommen
• Naleving veiligheidsvoorschriften
• Giften en relatiegeschenken
• Uitbetalen bij beëindiging dienstverband
• Wanneer ontslag om dringende redenen

Voordelen personeelshandboek

Beknopt arbeidscontract

Een personeelshandboek zorgt ervoor dat de arbeidsovereenkomsten van je medewerkers beknopt kunnen blijven. Alleen individuele of onderhandelbare punten neem je op in de arbeidsovereenkomst. Hierbij kun je denken aan salaris, bonusregeling en werktijden. Lees hier meer over wat je wel of niet in een arbeidsovereenkomst wilt zetten. 

Nb. Het is natuurlijk aan jou wat je vermeld in het personeelshandboek en wat in de arbeidsovereenkomst.

 

Eenvoudig aanpassen

Een personeelshandboek is eenvoudiger en sneller aan te passen door jou als werkgever dan een arbeidscontract. Dit is direct ook een reden om de punten in de arbeidsovereenkomsten zoveel mogelijk te beperken. 

 

Duidelijk en helder

Wanneer je in het personeelshandboek duidelijk en helder de regels en richtlijnen hebt beschreven en medewerkers houden zich toch niet aan afspraken, kan je hier eenvoudig naar verwijzen. Je gaat makkelijker het gesprek aan als je iets hebt vastgelegd, dan wanneer het wel een regel is maar deze is niet duidelijk beschreven.

 

Borging afspraken

Een personeels­handboek zorgt voor bescherming. Indien er sprake is van een overtreding, kan je sancties opleggen en bij zware misstanden zelfs overgaan tot aan het aanvragen van ontslag. Als werkgever sta juridisch sterker wanneer je zaken goed hebt vastgelegd en medewerkers schriftelijk hebben getekend voor akkoord. 

 

Transparantie

Afspraken in het personeelshandboek gelden voor alle medewerkers. Hiermee bevorder je het gevoel van eerlijke en gelijke behandeling bij je medewerkers. De kans op een arbeidsconflict met je medewerkers neemt af.

Want mocht het erop aan komen dan zijn de praktijkvoorbeelden duidelijk: het verschil tussen het winnen of verliezen van een rechtszaak is vaak het verschil tussen het wel of niet hebben vastgelegd van gewenst gedrag.

 

Hoe schrijf je een goed personeelshandboek? 

Je kan het personeelshandboek zelf opstellen, iemand in de organisatie het laten opstellen of het schrijven ervan uitbesteden. Om te komen tot een handboek dat echt past bij jouw organisatie is het van belang dit stapsgewijs te doen.

Hieronder een 10-stappenplan om te komen tot een goed personeelshandboek: 

1. Verzamel bestaande regels en richtlijnen.
2. Inventariseer de wensen en behoeften van de ondernemer/ management.
3. Schrijf het concept uit en leg dit voor aan de ondernemer/ management.
4. Verwerk de feedback in de definitieve versie.
5. Is er een ondernemingsraad? Leg de definitieve versie ook aan hen voor.
6. Voeg, indien passend, feedback-punten van medewerkers toe.
7. Deel het personeelshandboek uit aan de medewerkers (digitaal of op papier).
8. Licht het handboek toe en vraag om akkoord middels een handtekening van de medewerkers.
9. Verzamel gedurende het jaar feedback en updates en pas het personeelshandboek één of twee maal per jaar aan.
10. Naleving van regels en richtlijnen is noodzakelijk voor een geloofwaardige organisatie.

Verwerk in de arbeidsovereenkomst een bepaling die verwijst naar het personeelshandboek.

 

‘onderschat de implementatie niet’

 

Een goed personeelshandboek opstellen is van groot belang hebben we inmiddels geconstateerd. Maar dan komt misschien wel het belangrijkste: de implementatie bij de medewerkers. Omdat we merken dat dit echt onderschat wordt gaan we hier in het volgende hoofdstuk nog wat dieper op in.

 

Het personeelshandboek implementeren

Voorkom dat het personeelshandboek er is en (letterlijk) in de bureaula verdwijnt. Dat is zonde van alle energie. Laat het op een positieve manier leven. Daarom is de uitrol / introductie van dit handboek minstens zo belangrijk als het opstellen ervan. 

 

4 uitgangspunten:

1. informeren medewerkers

Zorg ervoor dat medewerkers weten dat er een handboek is en waar deze teruggevonden kan worden. Dat kan op de algemene directory waar iedereen bij kan, het intranet en/of een papieren versie uitdelen. Die laatste heeft natuurlijk één heel groot bezwaar: een personeelshandboek op papier raakt kwijt en verouderd. 

Digitaal toegang krijgen tot het personeelshandboek, wanneer medewerkers het echt, nodig hebben is natuurlijk het ideaal. En dat kan! Het slimme HRM-softwarepakket van Buddee zorgt voor gemak voor werkgevers als medewerkers door een zogenaamd Employee Self Service. 

Van verlof aanvragen, ziek melden, uren en overuren registreren: beheren en managen van eenvoudig HR-processen is nog nooit zo makkelijk geweest. Daarbij hebben medewerkers zelf toegang tot hun eigen personeelsdossier, waar je eenvoudig het personeelshandboek aan kan koppelen.

Dus als een medewerker thuis is en ziek wordt, of als hij plotseling te maken krijgt met het overlijden van een familielid, kan hij direct zien wat de regels en richtlijnen zijn. Daarmee maak je toegang tot het personeelshandboek echt laagdrempelig en zorg dat je dat het direct binnen handbereik is. 

 

2. Borging en draagvlak

Alleen wanneer de medewerker schriftelijk akkoord is gegaan met de invoering van het personeelshandboek kun je hem of haar vragen de regels en richtlijnen te hanteren. 

Introduceer je voor het eerst een personeelshandboek? Zorg dan voor draagvlak. Bespreek met de medewerkers de inhoud van handboek. Doorloop de punten, vraag of er onduidelijkheden zijn, sta open voor feedback en geef, indien nodig, toelichting.

Nb. Geef medewerkers ook de gelegenheid na afloop nog persoonlijk bij je langs te komen als er onduidelijkheden of vragen zijn. Er zijn altijd mensen die het lastig vinden zich uit te spreken in het bijzijn van collega’s. 

In de basis hoeft een personeelshandboek niet problemen te zorgen wanneer deze geïntroduceerd wordt. Echter, alles valt en staat met wijze van implementatie. Doe dit zorgvuldig en neem er de tijd voor.

 

3. En als de regels toch niet nageleefd worden?

Het personeelshandboek is er niet voor niets. Ondanks de regels en richtlijnen die iedere medewerker heeft meegekregen gaat het soms toch mis. Een medewerker vertoont ongewenst gedrag en wijkt daarmee af van wat beschreven is. Wat nu?

Ga het gesprek aan met de medewerker. Vraag, onderzoek en luister waarom het gedrag afwijkt van de regels die je met elkaar hebt afgesproken. Wees duidelijk en transparant over wat er verwacht wordt. 

En neem passende maatregelen als waarschuwingen niet werken. Want het opstellen van een personeelshandboek is één, het consequent naleven is twee en heel belangrijk. Voor de medewerker in kwestie, maar ook richting collega’s. Je kan je voorstellen wat er gebeurt als er regels en richtlijnen zijn en medewerkers merken dat bij ‘afwijkend gedrag’ er geen actie wordt ondernomen.

 

4. Een personeelshandboek is niet statisch

Je organisatie verandert in de loop van de tijd. Vergeet daarbij niet om het personeelshandboek met regelmaat te herzien. Zo kunnen regels en richtlijnen veranderen door de veranderende organisatie maar ook praktijkervaringen en feedback van medewerkers kunnen tot voortschrijdend inzicht leiden.

Verzamel aanpassingen en voer één of twee keer per jaar een update door. Daarmee beperk je het werk en krijgen ook medewerkers geen overkill aan wijzigingen.

 

De praktijk zonder handboek

Een personeelshandboek opstellen wordt vaak gezien als ‘nog meer papierengedoe’ en wanneer heb ik dat nu echt nodig? Een eenvoudig praktijkvoorbeeld waarbij het personeelshandboek er niet was, maar weldegelijk goed van pas was gekomen. 

 

‘zorg dat zaken je niet overkomen’

 

Een medewerker verschijnt niet op z’n werk. Een familielid ligt slecht en dus kwam hij niet werken. Eigenlijk was er niet echt overleg. Hij verscheen ‘gewoon’ niet. En wat doe je dan?

Dit valt onder de noemer ‘bijzonder verlof’. Maar als je niets hebt beschreven en geen handboek hebt, hoe ga je hiermee om? Personeelskwesties als deze overkomen je. Je acteert op het moment dat er zich een situatie voordoet. Maar je bent niet ‘in control’.

In dit specifieke voorbeeld was de medewerker niet op kantoor verschenen vanwege familieomstandigheden. Een broer lag op sterven. Natuurlijk is dat heel vervelend voor je medewerker, zeker als het familielid komt te overlijden. En natuurlijk voel je mee met het verlies.

Maar laten we jou als leidinggevende en/of ondernemer ook niet vergeten!

Want een medewerker die ‘zomaar’ een week niet komt werken. Wees eerlijk, dat kan niet. En wie gaat het werk overnemen? Wat kan je en mag je als werkgever doen?

 

‘bijzonder verlof?’

 

En hoe zit dat met de ‘bijzonder verlofdagen’? Hoeveel ‘bijzonder verlof’ geef jij als een broer overlijdt? En zijn dat hetzelfde aantal dagen als een ouder of kind komt te overlijden?

Een goed personeelshandboek zorgt voor helderheid en duidelijkheid. Hiermee voorkom je onnodig ‘personeelsgedoe’ en leg je eenduidig regels, richtlijnen en procedures vast. Want wat voor de ene medewerker geldt, moet ook voor de ander gelden. Tevens voorkom je zo dat er een voorkeursbehandeling plaatsvindt.

Vaak lijkt het ‘overdreven’ en ‘overbodig’ zo’n personeelshandboek te schrijven. Totdat je het nodig hebt. Investeer aan de voorkant voor die momenten die kunnen zorgen voor lastige en ongemakkelijke situaties. 

Personeelsgedoe ontstaat veelal doordat zaken niet duidelijk zijn, niet zijn beschreven en daarmee niet zijn geborgd in de organisatie. Het personeelshandboek draagt actief bij duidelijkheid aan de voorkant. Wanneer er zich onverwachte situaties voordoen, hebben medewerkers zelf inzicht hebben hoe het is geregeld.

 

‘personeelshandboek verplicht laten tekenen’

 

Maar alleen een personeelshandboek schrijven is natuurlijk niet voldoende. Dan wordt het echt een handboek dat in de la verdwijnt.

Zorg dat medewerkers weten dat er een personeelshandboek is en wat daarin beschreven staat. Dat begint met het opnemen van een passage in de arbeidsovereenkomst. Hiermee maak je het personeelshandboek nadrukkelijk onderdeel van de arbeidsovereenkomst. 

Natuurlijk wil je dat de regelgeving binnen je organisatie van kracht wordt. Zorg daarom dat de medewerkers tekenen voor ontvangst en akkoord. 

NB. Geen duidelijk omschreven regels kan bij ontslag en ontslagprocedures leiden tot hoge schadeloosstelling.

Je kan iedereen een papieren versie geven of medewerkers toegang geven tot een digitale en/of online versie van het personeelshandboek. Met een slim HRM-softwarepakket is het voor medewerkers eenvoudig om altijd en overal toegang te hebben tot het personeelshandboek.

 

Ervaring van klanten

Een goed handboek schrijven vergt vaak een hoop tijd, het hoort bij die zaken die je nog weleens wilde doen. We herkennen dat. Veel van onze klanten ervaren precies hetzelfde. Daarom wordt het maken van een personeelshandboek geregeld aan ons uitbesteed. De ervaring leert dat dit document zeer waardevol is.

 

Letterlijk zei een klant: “nu het handboek er ligt heb ik echt het gevoel dat we kunnen groeien”. 

 

Waarom zei ze dat? Zaken overkwamen hen veel. Op het moment dat er zich een situatie voordeed, moesten ze gaan schakelen en bedenken hoe ze dat eigenlijk geregeld wilde hebben. Denk aan verzuim, bijzonder verlof, het aanstellen van een vertrouwenspersoon, opleidingsmogelijkheden. Vaak werd er ad-hoc besloten, met als gevolg dat niet alle medewerkers hetzelfde antwoord kregen. Met het handboek lieten ze zien wat de regels en voorwaarden zijn in hun bedrijf. 

 

Wil je zelf een personeelshandboek schrijven? 

Wil je zelf een handboek gaan schrijven? Heb je een beeld bij de regels en richtlijnen? Weet je welke wensen en behoeften er leven in de organisatie? De inhoud is belangrijk, maar vergeet ook niet aan de vormgeving van het personeelshandboek handboek te denken. 

Hier volgen 10 tips die helpen:

1.Inleiding

Beschrijf in de inleiding met welke intentie je het personeelshandboek hebt geschreven. Dat mag formeel, maar ook wel met een menselijk touch (afhankelijk van de cultuur van de organisatie). Het handboek moet niet voelen als een wetboek. Benader hem vooral met een positieve insteek is ons advies.

 

2.Zorg voor structuur

Maak van het handboek een praktisch boekwerk. Zorg voor duidelijke, logische hoofdstukken en een goede inhoudsopgave. Zet onderwerpen over bijvoorbeeld verzuim bij elkaar (dus bijvoorbeeld ziekmelding, verzuimprocedures, arbowetgeving).

 

3.Hanteer passende stijl

Pas de uitstraling, stijl en toon van het handboek aan de bedrijfscultuur aan. Heb je een informele sfeer? Hanteer een lossere schrijfstijl, maar blijf wel zakelijk. Is de bedrijfscultuur juist wat formeler, zorg dan voor een strakke en gedegen schrijfstijl.

 

4.Formulier helder, duidelijk en bondig

Korte, krachtige zinnen, in heldere bewoording, zorgen voor een leesbare tekst. Beschrijf onderwerpen beknopt en laat over de inhoud geen misverstanden ontstaan. De tekst moet voor iedere medewerker begrijpelijk zijn: van Director Sales en Marketing tot magazijnmedewerker.

 

5.Maak de opmaak luchtig

Werk met witregels en tussenkoppen. Zo creëer je lucht in de opmaak en nodig je de lezer uit om het ook echt te lezen. Vermijd lange teksten, deze worden namelijk niet gelezen. Bij een informele opmaak kan je kiezen om foto’s of afbeeldingen bij de teksten te voegen. Zorg wel dat de beelden die je gebruikt passend zijn en iets verduidelijken.

 

6.Breng het positief

Leg de nadruk op hetgeen dat wordt verwacht en gewaardeerd en niet op wat verboden is. Dat stimuleert medewerkers en werkt motiverend. De regels en richtlijnen zullen medewerkers sneller volgen. Natuurlijk moet duidelijk zijn wat je verwacht van je medewerkers, maar zorg dat je van je personeels­handboek geen personeels­wetboek maakt. 

 

7.Betrek je medewerkers 

Wanneer je nog geen personeelshandboek hebt kan de introductie op weerstand stuiten, zeker als medewerkers het gevoel hebben dat regels worden opgelegd. Om dit gevoel te voorkomen kan je medewerkers betrekken bij de totstandkoming van het handboek.

Vraag medewerkers naar hun mening over regels, richtlijnen en afspraken of laat ze zelf voorstellen doen. Een alternatief, dat nog een stapje verder gaat: vorm een projectteam die – onder jouw leiding – het handboek maakt. Dat is de ultieme vorm om draagvlak te creëren en te vergroten !

 

8.Verspreiden en borgen

Informeer proactief dat het personeelshandboek er is. Deel een fysiek exemplaar uit, bespreek en doorloop het handboek. Zorg dat medewerkers tekenen voor ontvangst en dus akkoord zijn. Een papieren versie heeft wel beperkingen: hij raakt kwijt en verouderd.

Idealiter stel je het handboek digitaal beschikbaar, al dan niet via een HRM-softwarepakket. Verwijs in het arbeidscontract naar het personeelshandboek. Maak dit tot een vast onderdeel bij het aannemen van een nieuwe werknemer.

 

9.Up to date houden

Het personeelshandboek is geen statisch boekwerk. Het is onderdeel van de arbeids­overeenkomst en daarmee een belangrijke schakel in het personeels­beleid. Pas het daarom aan de actualiteit aan. Doe dit periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks. 

 

10.Informeren bij wijzigingen

Zorg dat medewerkers op de hoogte zijn als er wijzigingen zijn in het personeelshandboek. Je kan dit eenvoudig doen door in een korte e-mail of notificatie in de HRM-software aan te geven welke onderdelen zijn gewijzigd.

Tot slot bespreken we nog even kort de rechtsgeldigheid van het handboek omdat ook dit cruciaal kan worden.

 

Is het personeels­handboek rechtsgeldig?

Wanneer je medewerkers instemmen met de regels en richtlijnen van het personeels­handboek deze zijn rechtsgeldig. 

Een praktische werkwijze is het om een clausule op te nemen in het arbeidscontract, met daarin een verwijzing naar de afspraken in het handboek. Als je medewerker het arbeidscontract tekent, gaat namelijk hij eveneens akkoord met de bepalingen in het handboek. 

Voorkom dat er tegenstrijdigheden in komen door mogelijk afwijkende afspraken in het individuele arbeidscontract en/of een cao.

 

Ontdek de mogelijkheden die er ook voor jou liggen. HR is namelijk een vak, ons vak!