Onboarding

 

Het was al van belang, maar in de krappe arbeidsmarkt eigen een musthave: een onboardingsprogramma. Want hoeveel tijd steek je niet in het vinden van de geschikte nieuwe medewerker? 

 

Een voorbeeld 

Eindelijk heb je de man of vrouw gevonden die prima paste in het plaatje. De juiste instelling, goede match met het team en ook nam de kandidaat een hoop kennis en ervaring mee. Het was gelukt !! Eindelijk was die vacature vervuld. Maar wat gebeurt er na 8 maanden? De perfecte nieuwe medewerker verlaat je organisatie. Je hebt het niet zien aankomen. Je bent er stil van. Hoe dan? Wat heb je gemist? Herkenbaar?

 

Aan de voorkant, bij Werving en Selectie, wordt er heel veel tijd gestoken in het vinden van nieuwe passende medewerkers. Maar wat doe je als ze eenmaal binnen zijn in jouw organisatie?

 

Onboarding, zoals dit zo mooi heet, draagt actief bij aan een warme landing in jouw organisatie. Het gaat hier niet over de inhoudelijke kant. Het gaat erover dat de nieuwe medewerker wegwijs gemaakt wordt in de organisatie, de directe en indirecte collega’s leert kennen, dat hardware er is bij aanvang, toegang tot alle systemen enzovoort. En, zeer relevant, dat alle nieuwe medewerkers dezelfde onboarding krijgen. Voorkom dat dit afhangt van de leidinggevende.

 

Waarom onboarding?

Samengevat zou je de doelen kunnen formuleren als:

• Wegwijs maken in de organisatie
• Kennismaken met elkaar en de organisatie
• Warm welkom
• Informatie overdragen over de organisatie
• Delen van het het grote plaatje, denk aan: missie, visie, kernwaarden
• Houding en gedrag/ integriteit
• Instructie relevante systemen

Hoe voorkom je dat de ene leidinggevende het prima doet en de volgende de helft vergeet of het belang ervan niet ziet? Een onboardingsprogramma is geen feestje van HR. (overigens is nauwelijks iets van HR alleen binnen organisatie: het is met elkaar 🙂) Het is een gezamenlijke taak om nieuwe medewerkers lang aan je organisatie te kunnen en willen verbinden. En dat begint al bij de start. 

Hoe is het gevoel van binnenkomst? Zijn eenvoudige zaken goed geregeld? Wordt hij/ zij aan haar lot overgelaten? Zijn collega’s zichtbaar of werkt het merendeel thuis? Kan hij/ zij met vragen terecht bij directe collega’s? Is er een ‘wij gevoel’ of is het ieder voor zich?

Factoren als deze zijn slechts enkele voorbeelden waardoor medewerkers een beeld krijgen van de organisatie en de mensen. Een goede start maakt het verschil. Met een matige start waarbij er veel zaken niet, te laat of niet goed geregeld zijn, sta je als organisatie al een paar punten achter. Een achterstand die helaas vaak niet meer is goed te maken. 

Hoe zou het zijn als je: op tijd je visitekaartje hebt, de telefoon en laptop er zijn, je direct bij de juiste systemen kan, er een goed inwerkprogramma is, je geïntroduceerd wordt in de organisatie, geholpen wordt met kennismaking van relevante directe en indirecte collega’s, je frequent hoor en wederhoor gesprekken hebt?

De werkelijkheid, zo zien we, is vaak iets minder rooskleurig. Vaak gaat dat onbewust, worden zaken vergeten bij de voorbereiding en ineens is het zover: de medewerker gaat beginnen. Ad-hoc zaken organiseren kost veel tijd, met het risico dat de ene nieuwe medewerker heel anders ingewerkt wordt dan de ander. Ook dat is ongewenst !

‘Daarom: een goed onboardingsprogramma !’

 

6 Fases van Onboarding

Onboarding begint overigens niet op de eerste werkdag. We kunnen dit verdelen in 6 fases. Daarbij enkele voorbeelden van wat je doet in de verschillende fases.

 

Vóór de eerste werkdag

• • Vooraankondiging nieuwe collega
  • Inwerkprogramma gereedmaken
  • Buddy aanwijzen en voorbespreken to do’s
  • Gesprekken inplannen
  • Zorg dat hardware er is 
  • Medewerker toegang heeft tot de locatie
  • ..

 

De eerste werkdag

• • Ontvangst van je nieuwe collega op werklocatie
  • Leidinggevende stelt nieuwe collega voor aan buddy
  • Voorstellen aan directe collega’s 
  • Praktische rondleiding door gebouw
  • Samen lunchen
  • ..

 

De eerste werkweek

• • Kennismaking team en relevante collega’s
  • Inwerkprogramma bespreken
  • Bekijken website/ intranet
  • ..

 

De eerste maand 

• • Plan iedere week een kort bijpraatmoment
  • Plannen gesprekken met overige afdelingen en contacten
  • Uitleg organisatie structuur
  • Meenemen in gedrag/ integriteit, missie, visie, kernwaarden
  • Evaluatie eerste maand/ proeftijd check met leidinggevende
  • ..

 

Eerste 100 dagen

• • Evaluatiegesprek buddy
  • Evaluatie takenpakket met leidinggevende
  • Verwondergesprek met leidinggevende/ afdelingshoofd
  • ..

 

Eerste jaar

• • HR gesprekscyclus
  • Persoonlijk Ontwikkelingsplan (bijv nav assessment bij start is afgenomen
  • ..

Misschien vraag je je af: moet dat ik dat als leidinggevende allemaal zelf doen? Nee, zeker niet. Je ziet het al: schakel vooral ook een buddy in. Een enthousiaste medewerker, ambassadeur van jouw organisatie. Dit dus veelal niet de vertrekkende medewerker waar de energie uit is en die mogelijk zelfs negatieve invloed heeft op het verse bloed dat je net binnen hebt gehaald ! 

 

Ga NIET een onboardingsprogramma kopiëren 

Onboarding is overigens niet het kopiëren van een format dat je gratis ergens kunt downloaden of bij een ander bedrijf hebt gezien. Zoals veel zaken op HR gebied: heel veel kan, maar het moet passen bij jouw organisatie. Dat hangt af van de cultuur, maar zeker ook van de omvang ervan. Met andere woorden: een onboardingsprogramma is maatwerk !

 

TIP:

Ontdek vooral de kansen die een goed onboardingsprogramma jouw organisatie biedt. Begin klein en denk niet heel erg groot. Uitbreiden kan altijd nog. Maar start vooral en blijf leren en verbeteren. Vraag ook vooral aan de nieuwe medewerkers en leidinggevenden om feedback na enkele maanden. Dat is zo leerzaam. En creëert betrokkenheid bij collega’s. Onboarding is namelijk, net van heel veel zaken, geen feestje van HR alleen. Juist door het met elkaar te doen zorg je dat dit ook verder in de organisatie gaat leven. Een goed onboardingsprogramma draagt actief bij aan minder personeelsverloop.

 

‘Hulp nodig? DURF Company denkt graag mee.’

Ben je nieuwsgierig naar de ontwikkelingen en dienstverlening van DURF Company? Volg ons dan op LinkedIn of neem vrijblijvend contact met ons op. We zijn je graag van dienst.