Verzuimbeleid

Verzuimbeleid betekenis : ‘Verzuimbeleid van een organisatie is erop gericht de duur en de frequentie van ziekteverzuim terug te dringen en omvat tevens alle preventieve maatregelen om ziekte en ongevallen te voorkomen.’ Dat is feitelijk wat het doel is wanneer je verzuimbeleid gaat maken. In het verzuimbeleid staat omschreven wat werkgever en medewerker moeten doen in geval van een ziekmelding. Effectief verzuimbeleid bestaat uit diverse onderdelen.

‘Maar alleen met alleen verzuimbeleid maken ben je er niet’

 

Grip op het verzuimproces

Het verzuimproces begint met een tijdige en volledige ziekmeldingsregistratie. Om dure loonsancties te voorkomen is het noodzakelijk om de stappen te volgen die de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) voorschrijft. Daarom is het van belang om een verzuimprotocol te hebben wat hierop is afgestemd.

In het verzuimprotocol worden de processen rondom ziekmelden, verzuim controle, verzuimbegeleiding, re-integratie bij langdurig verzuim, loondoorbetaling en de verrekening van vakantiedagen beschreven. Door processen en hun inhoud schriftelijk vast te leggen, hebben alle betrokkenen duidelijkheid over hun rechten en plichten. Daarnaast is het van belang om je te laten bijstaan door een arbodienst.

 

Wil je alvast op weg geholpen worden? Download het verzuimprotocol.

 

Grip op verzuimkosten

Los van het zorgdragen van een waterdicht verzuimproces, is een belangrijke keuze: ga ik me als onderneming wel of niet verzekeren tegen verzuimkosten? Daarnaast geldt ook hier het motto: voorkomen is beter dan genezen. Want de kosten van ziekteverzuim kunnen hoog oplopen. Lees meer erover in deze blog.

Grip op voorkomen van verzuim

Volledig voorkomen van verzuim is een utopie, maar er zijn veel mogelijkheden om verzuim terug te dringen. Ziekteverzuimpreventie begint met goed werkgeverschap, waarbij leiderschap een belangrijk onderdeel van uitmaakt.

Maar ook een gezonde en prettige werkomgeving waar medewerkers gehoord worden en actief kunnen meedenken.

Een werkomgeving waar mensen uitgedaagd worden actief mee te denken stimuleert. Wil je het beste uit mensen naar boven halen? Ontdek waar hun energie zit. Waar ze zich in onderscheiden en wat ze graag doen. Betrek mensen echt bij je organisatie en daag daarmee je mensen uit. Zet mensen in hun kracht en ze groeien en stimuleer ze te doen waar ze blij van worden. Resultaat? Je medewerkers zijn van maximaal toegevoegde waarde.

Onderzoek heeft uitgewezen dat medewerkers die betrokken zijn, gelukkige medewerkers zijn. Zij zorgen voor meer productiviteit, minder verzuim en blijven langer bij je bedrijf.

Grip op wettelijke verplichtingen

Belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid is het borgen van wettelijke verplichtingen.

Relevante elementen in deze zijn: periodieke RIE (Risico Inventarisatie en Evaluatie) en PAGO (Periodiek Arbeid Gezondheidskundig Onderzoek, een onderzoek om werkgerelateerde risico’s en beroeps- of functiegebonden klachten op te sporen), borgen van het proces WVP (Wet Verbetering Poortwachter) en zorgdragen voor Arbo vriendelijke werkplek en daarbij behorende persoonlijke beschermingsmiddelen.

Verzuimregistratie

Verzuim registreren is niet vrijwillig maar een plicht die je werkgevers hebt. Begin met het in kaart brengen van de hoogte en de gemelde oorzaken van het ziekteverzuim. Het periodiek analyseren van verzuimcijfers en de verzuimoorzaken geeft inzicht in verzuim patronen. Het verzuimpercentage op zichzelf zegt namelijk nog niet heel veel.

Een hoog ziekteverzuim kan het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen. Aan de andere kan een hoog verzuimpercentage ontstaan door frequent kort verzuim. Voor preventie of aanpak van het ziekteverzuim is het van belang dit helder in kaart te hebben. Want meten is weten.

 

Heb je te maken met verzuim?

Houd bij verzuim regelmatig contact met elkaar. Zo blijf je over en weer op de hoogte wat er speelt. De stap om weer aan het werk te gaan wordt hierdoor gemakkelijker. Wil je meer weten, lees dan onze 7 tips over het voeren van effectieve verzuimgesprekken.

Daarnaast doet af en toe (video) bellen, een persoonlijk kaartje of een keer op bezoek gaan wonderen ! 

 

 

 

Verzuimbeleid maken

Verzuimbeleid is niet zomaar een kopie maken van het beleid van een andere bedrijf. Goed verzuimbeleid maken komt neer op maatwerk. Het beleid moet passen bij de aard van het bedrijf, de omvang en het DNA.

We zien dat voor veel bedrijven dit een onderbelicht onderdeel is.

 

‘We moeten meer aandacht geven aan verzuim’

 

Het valt vaak onder de personeelsgerelateerde projecten waarvan ondernemers weten dat ze uitgevoerd moeten worden, maar het komt er niet van. Keer op keer wordt het maken van verzuimbeleid uitgesteld. Misschien door gebrek aan capaciteit of inhoudelijke kennis.

Onderschat het belang niet van een goed werkend beleid op ziekteverzuim. Vroeg of laat krijg je als ondernemers hiermee te maken.

In de praktijk maken we vaak mee dat eenvoudige verzuimtrajecten worden goed aangepakt, maar de complexe verzuim vraagstukken blijven liggen. Hierin schuilt het risico van het niet nemen van de benodigde stappen met alle gevolgen van dien. Het niet juist aanpakken van verzuim kan je als ondernemer nog jaren achtervolgen in de vorm van loonsancties en dure re-integratietrajecten.

Als ondernemer heb je een partij nodig die jouw adequaat helpt en zich kan verplaatsen in jouw situatie. Een goed functionerend verzuimbeleid vraagt om een strategie.

Ons advies: creëer inzicht en overzicht en ontdek de besparingen die jij kunt realiseren met adequaat beleid. 

 

Implementatie verzuimbeleid

Als het beleid dan staat dan komt misschien wel de belangrijkste moment; de implementatie van het verzuimbeleid. Want wat zijn afspraken, maatregelen waard als het alleen op papier blijft? 

De uitdaging zit hem vaak vooral in de zachte kant van de implementatie: verandermanagement.

 

‘Succesvol implementeren: de harde èn zachte kant’

 

De kans dat het verzuimbeleid ècht succesvol wordt valt of staat door zowel de harde kant als de zachte kant te verbinden. Of het nu een kleine organisatorische verandering betreft of de implementatie van verzuimbeleid. Wanneer je in staat bent medewerkers van het begin mee te nemen in veranderingen zal de implementatie soepeler verlopen.

 

‘Creëer draagvlak’

 

Als je ècht wilt dat verzuimbeleid slaagt zul je tijd moeten investeren in het creëren van draagvlak. En we begrijpen heel goed dat dat soms moeilijke trajecten zijn.

 

Waar gaat het mis bij implementatie van verzuimbeleid?

Onderzoek laat zien circa 75% van implementaties niet succesvol verlopen. Een aantal belangrijke oorzaken:

1   Communicatie niet helder en transparant

Wanneer je beleid gaat implementeren is het van groot belang de belanghebbenden hierbij te betrekken. Wanneer je onvoldoende oog hebt voor de medewerkers en er niet helder en open over communiceert krijg je vroeg of laat weerstand. Men zegt misschien nog ‘ja’ maar in de praktijk krijg je een falend beleid.

Communiceer: Wat verwacht je van medewerkers? Wat verwacht je van de leidinggevenden? En waarom wil je dit? De tijd nemen om iedereen hierbij te betrekken kan het verschil maken in een succesvol verzuimbeleid of een beleid dat alleen maar blijft bestaan op papier.

 

2  Mensen zijn verandermoe

Medewerkers en leidinggevenden hebben al veel veranderingen, of pogingen daartoe, meegemaakt; ze zijn moe van de veranderingen. Juist daarom is het creëren van draagvlak cruciaal. Zorg dat medewerkers en leidinggevenden de noodzaak in gaan zien van dit verzuimbeleid. Spreek met elkaar over de risico’s maar vooral ook over de kansen als jullie met elkaar het verzuimbeleid tot een succes weten te maken.

En belangrijk: definieer ook concreet wat het succes dan is! Minder ongevallen, minder langdurig verzuim, terugdringen kort frequent verzuim etc.

 

3  Gebrek aan commitment

Verandering begint aan de top. Want voorbeeld doet volgen. Goed voorbeeld, maar ook ongewenst voorbeeld. Als ondernemer en leidinggevenden speel je een belangrijke rol. Door commitment te tonen, eigenaarschap te nemen, afspraken na te koen en ziekteverzuim een terugkerend thema te laten zijn zorg je dat het blijft leven.

Medewerkers zitten soms letterlijk (en soms ook figuurlijk) ver verwijdert van de leidinggevenden. Ook al is de leiding ècht bezig met het verzuimbeleid: laat het ook zien! Vertel wat je doet en gaat doen en kom afspraken (bijvoorbeeld het nemen preventieve voorzieningen/ investeringen) ook echt na. Want het één zeggen en het ander doen zien medewerkers zeker en komt de gewenste veranderingen niet ten goede.