Casemanager verzuim

Ziekteverzuim. Helaas krijgt vroeg of laat iedere werkgever ermee te maken. Soms is het van korte duur, met regelmaat komen we ook langdurig verzuim tegen bij organisaties. 

De impact wanneer een medewerker uitvalt met langdurig verzuim is groot. Natuurlijk voor de medewerker die ziek thuis is komen te zitten. Ga er vanuit dat nagenoeg geen enkele medewerker zich bewust ziek meldt. 

Maar ook voor jou als werkgever is de situatie moeilijk, lastig, ongemakkelijk en kan het je veel stress bezorgen. En vergeet daarbij niet de directe collega’s die de werkdruk zien toenemen en/of specifieke inhoudelijke kennis missen.

 

‘verzuimbeleid’

 

De oorzaken van langdurig verzuim zijn divers. Van psychisch tot fysiek, van een heftige thuissituatie tot een hoog opgelopen arbeidsconflict. Het kan iedere werkgever overkomen, je medewerker valt uit. Maar als dat te vaak en teveel gebeurd en je dus een hoog verzuimpercentage hebt is het goed om eens te gaan onderzoeken waar de oorzaken liggen. Het wordt dan tijd na te gaan denken over hoe je je verzuimcijfer omlaag kan. Verzuimbeleid is erop gericht het verzuimpercentage terug te dringen. Daarover schreven we het volgende artikel.

Maar helaas is een goed verzuimbeleid geen garantie dat je niet toch te maken krijgt met een complexe verzuimsituatie. Het is dan tijd om je goed te realiseren waarmee je te maken krijgt. Welke risico’s er spelen. Wat kan, wat mag en zeker wat moet! 

 

‘Wet Verbetering Poortwachter’

 

Want helaas is onze wetgeving onverbiddelijk. Krijg je te maken met een langdurig zieke medewerker, dan is het noodzakelijk alle stappen te volgen die de Wet Verbetering Poortwachter je verplicht te nemen.

Mocht je medewerker uitvallen dan is het in ieders belang, dus zowel voor medewerker als werkgever, dat hij of zij zo spoedig mogelijk kan terugkeren in zijn of haar baan. We noemen dat ook wel de re-integratie. Maar, spoedig terugkeren is één, zorgvuldigheid en betrokkenheid is twee.

Om die re-integratie zo voorspoedig en goed mogelijk te laten verlopen is het noodzakelijk een casemanager aan te stellen.

 

De doelen van een casemanager zijn: 

• • beheersing van kosten en duur van het verzuim voor zowel werkgever als medewerker
  • voldoen aan de begeleiding conform de Wet verbetering Poortwachter
  • oprechte aandacht voor gezonde arbeids- en leefomstandigheden

 

Wat doet een casemanager verzuim?

Een casemanager verzuim begeleidt het re-integratieproces voor jou als werkgever en is tevens het aanspreekpunt voor de medewerker. 

De casemanager is feitelijk de regisseur van alle processen rondom het ziekteverzuim. Hij of zij stelt vragen, geeft advies, onderhoudt contact met derden en zorgt ervoor dat alle partijen zich houden aan de wettelijk afspraken. 

Een casemanager speelt dus een belangrijke rol binnen het re-integratieproces van een medewerker. Let wel: de casemanager is geen medicus en stelt dus geen medische vragen, dat doet de bedrijfsarts.

 

Soorten casemanagers

Casemanager, verzuimbegeleider of casemanager taakdelegatie? De rol van casemanager ziekteverzuim is de laatste jaren behoorlijk veranderd en kan daarom voor verwarring zorgen. We geven uitleg over de soorten casemanagers, de verschillende rollen en verantwoordelijkheden die daarbij horen.

Zelf als verzuimbegeleider optreden

In de praktijk blijkt regelmatig dat de direct leidinggevende of ondernemer zelf optreed als casemanager bij verzuim. Hij of zij begeleidt dan zelf het verzuimtraject en is zelf ook contactpersoon naar de zieke medewerker. Krijg je te maken met langdurig ziekteverzuim dan is het noodzaak de Wet Verbetering Poortwachter te volgen.

Over het algemeen heb je, hopelijk, als ondernemer / leidinggevende niet vaak te maken met lang verzuim. Dit betekent vaak wel dat er beperkte kennis in huis is om het verzuimtraject goed en volgens de wet (WVP) te begeleiden. 

Denk hierbij aan het volgen van de richtlijnen, een compleet en volledig UWV-dossier opbouwen, het aansturen van alle externe partijen en natuurlijk contact onderhouden met de zieke medewerker. En vergeet niet de extra werkdruk die dit oplevert.

Een paar dagen buikgriep zal je vast af en toe hebben bij je medewerkers, hoe anders is het als een medewerker uitvalt met een herseninfarct of een hoog opgelopen arbeidsconflict. Wat doe je dan? 

HR als procesbegeleider

Wanneer je te maken krijgt met lang verzuim wordt vaak HR erbij betrokken. Zij zijn dan procesbegeleider en zorgen ervoor dat de juiste stappen op het juiste moment genomen worden. Heb je een grote organisatie, dan is er vaak een HR-medewerker die de verzuimtrajecten voor zijn of haar rekening neemt. 

Heb je een kleiner MKB-bedrijf, dan wordt vaak een externe partij ingeschakeld die het casemanagement overneemt. Hiermee beperk je de financiële risico’s en houdt je focus op je dagelijkse bezigheden. 

Externe casemanager verzuim

Een externe casemanager heeft actuele kennis van (langdurig) verzuim en weet hoe en wanneer je welke stappen moet zetten. Heb je beperkte HR kennis en ervaring in huis dan is het raadzaam een casemanager verzuim in te schakelen. 

Verzuim is complex en wanneer je niet op tijd en de juiste stappen doorloopt kan duur leergeld het gevolg zijn. Wil je weten hoe wij je kunnen helpen bij verzuim? Klik hier voor meer informatie.

 

Casemanager taakdelegatie

Een casemanager taakdelegatie wordt ook wel een medische casemanager genoemd en werkt altijd vanuit de arbodienst. Wat er feitelijk gebeurt is dat de casemanager taakdelegatie, namens de bedrijfsarts, contact heeft met jouw medewerker. Echter hij of zij zal geen oordelen vormen over de arbeidsongeschiktheid, deze verantwoording blijft voorbehouden aan de bedrijfsarts. 

De casemanager taakdelegatie informeert alle interne en externe partijen en adviseert jou als werkgever en de bedrijfsarts. Mocht het nodig zijn dan zal de casemanager ook bemiddelen tussen de betrokken partijen. 

Waarom vraag je je misschien af? Er is een grote schaarste aan bedrijfsartsen. We zien daarom in de praktijk dat de casemanager taakdelegatie in de eerste fase van het langdurig verzuim taken overneemt van de bedrijfsarts. Zoals de naam al doet vermoeden heeft de bedrijfsarts een deel van zijn taken gedelegeerd.

De casemanager taakdelegatie voert de verzuimgesprekken met de medewerker en koppelt deze informatie terug aan de bedrijfsarts. Met deze informatie bepaalt de bedrijfsarts de mogelijkheden en de weg naar re-integratie. Een casemanager taakdelegatie krijgt inzicht in de medische gegevens van de zieke medewerker, maar de bedrijfsarts blijft eindverantwoordelijk. 

 

Voordelen inzet externe casemanager

Waarom zou je een casemanager verzuim inhuren? Je wilt als ondernemer graag zelf kennis in huis hebben en je kent je medewerkers natuurlijk het beste. Soms is het echter goed om bij complexe zaken, zoals langdurig ziekteverzuim, een specialist erbij te halen.

We geven een aantal belangrijke redenen voor de inzet van een externe casemanager. Een casemanager verzuim van buiten de organisatie:

• • kent geen persoonlijke betrokkenheid. Hij of zij staat neutraal in de zaak maar zal de belangen van zowel jou als werkgever als de medewerker behartigen met als doel: spoedige, succesvolle re-integratie.
  • kent de regels en procedures die de Wet Vetbetering Poortwachter voorschrijft.
  • is onafhankelijk en zal partijen durven aanspreken op het niet juist naleven van de Wet Verbetering Poortwachter.
  • voorkomt het risico op hoge loonsancties. Want onvoldoende, onvolledige verslaglegging en of te laat handelen betekent het risico op hoge loonsancties. Een jaar extra loon doorbetalen bij onjuist handelen gebeurd vaker dan je denkt.
  • zorgt voor verlichting van jouw werkdruk. Naast al je werkzaamheden krijg je er een serieuze taak bij als je kiest om zelf het casemanagement op je te nemen. De paden zijn onbekend, je moet veel uitzoeken en regelen en ervoor zorgen dat je op het juiste moment de juiste stappen neemt. 

Voor casemanagers verzuim zijn verzuimtrajecten dagelijkse kost. Dat betekent dat ze de ins en outs kennen.

 

Wat mag wel en wat niet

Verzuim is een taak van jouw als werkgever: de wettelijk eindverantwoordelijkheid ligt immers bij jou de werkgever. Maar de wet is heel duidelijk wat je een zieke medewerker wel of niet mag vragen.

 

Je mag niet 

Als werkgever mag je niet informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. Een medewerker die zich ziek meldt bij jou als werkgever, heeft het recht om niet te vertellen wat er aan de hand is. 

Heb je een goede relatie met de medewerker dan zal hij of zij vaak wel willen vertellen wat er aan de hand is. Echter, je mag deze informatie nergens vastleggen. Tevens is het bij wet niet toegestaan om zelf diagnoses te stellen, ideeën voor te stellen en te oordelen. 

Het allerbelangrijkste is een goede vertrouwensband te hebben en te houden met de medewerker om een spoedige terugkeer te bewerkstelligen. Ga je toch niet gerechtigde vragen stellen dan overtreed je de wet en kan je het vertrouwen van de medewerker schade toebrengen. Je bereikt dan het tegenovergestelde.

Dus je mag;

• • niet vragen naar de oorzaak van het verzuimen
  • geen diagnose stellen
  • geen behandelingsvoorstel doen
  • niet oordelen
  • niet vragen of hij of zij al bij een dokter is geweest

 

Je mag wel

Je las hierboven dat je naar, voor jou als werkgever, belangrijke informatie niet mag vragen. Maar wat mag je wel?

Je mag je medewerker wel vragen naar:

• • Het telefoonnummer en verblijfadres waar de medewerker te bereiken is;
  • Lopende afspraken en werkzaamheden die mogelijk overgedragen moeten worden;
  • Of de medewerker onder een vangnetbepaling (Ziektewet) valt. Je mag NIET vragen onder welke bepaling;
  • Of het ziekteverzuim voortkomt uit een bedrijfsongeluk;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval (regresmogelijkheid: wanneer het verzuim het gevolg is van een ongeval waarbij een aansprakelijke derde is betrokken, heeft de werkgever op grond van artikel 6:107a, tweede lid, BW de mogelijkheid om het netto salaris te verhalen op die aansprakelijke derde).

Verzuim beperken

Voorkom dat het je overkomt. Onverwacht lang ziekteverzuim. Spreek jij je medewerkers regelmatig? Weet jij hoe het echt gaat met je medewerkers? Of zijn het vaak ‘tussendoor’ gesprekjes bij het koffiezetapparaat of in de pauze waar ook andere collega’s bij zijn?

Ga je met regelmaat het echte gesprek aan met je medewerkers dan kan je een belangrijk deel van veelvoorkomend ziekteverzuim voorkomen. Vind je het lastig om het èchte gesprek aan te gaan? Kijk dan eens hier. Wetenschappelijk onderzoek heeft al vele malen uitgewezen dat blije en gelukkige medewerkers productiever, innovatiever zijn en minder vaak ziek zijn. Een medewerker die die ziek is kost ongelofelijk veel geld. Enig idee? Lees wat een zieke medewerker per dag kost. 

Ken jij je medewerkers en weet je hoe het met ze gaat dan kan je tijdig reageren en meedenken. Er echt zijn voor je medewerkers, een echt luisterend oor zijn daarmee kan jij het verschil maken. 

 

Verzuimgesprek?!

Een goed inzicht in verzuim krijg je door het bijhouden van de duur en frequentie van ziekmelding van je medewerkers. Daarbij heb je tal van soorten verzuim. Het kan beginnen met kort frequent verzuim en overgaan in langdurig ziekteverzuim. 

Regelmatig het èchte gesprek aangaan met je medewerkers geeft je een beeld bij hoe ze zich voelen, wat er privé en of zakelijk speelt, of ze oprecht gelukkig zijn in het werk en ook thuis. 

Wanneer je je medewerker kent zal je veranderend gedrag gaan opvallen. Is een medewerker minder vrolijk, komt hij ineens regelmatig te laat, is hij vergeetachtig, ontstaat er gedoe op de werkvloer: dat kunnen signalen zijn dat er wat speelt bij de medewerker. 

 

‘tijd voor actie’

 

En zeker wanneer de medewerker met regelmaat voor korte perioden ziek is wordt het tijd voor actie ! Wat speelt er? Wat zijn oorzaken van het veranderende gedrag al dan niet gecombineerd met verzuim? 

Er is maar één manier om hierachter te komen. Ga het verzuimgesprek aan met de medewerker. Hiermee toon je een proactieve houding en kan je mogelijk erger voorkomen. Om te komen tot een effectief verzuimgesprek zijn wel de volgende criteria van belang.

 

7 tips voor effectieve verzuimgesprekken

Heb je nooit eerder verzuimgesprekken gevoerd dan kan dit best lastig zijn, voor jou als leidinggevende maar ook voor de medewerker. De medewerker zal bij de uitnodiging tot een gesprek mogelijk sceptisch zijn. Want ‘waarom, waarover, wat doe ik verkeerd’ is wat hij of zij kan denken. 

1. Voorbereiding. Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat begint met de uitnodiging naar de betreffende medewerker, het plannen van het moment en te bedenken wat je kan vragen en hoe je dit wilt gaan doen.
2. Verplaats je allereerst in zijn of haar situatie en geef bij het plannen van de afspraak het doel van het gesprek aan. Wees duidelijk en daarmee transparant waarom je dit gesprek wilt hebben. Want je wilt een veilig setting creëren waarin je het beste met de medewerker voor hebt en waar hij of zij kan en mag zeggen wat er (mogelijk) speelt.
3. Ons motto: eerst begrijpen, dan begrepen worden (by Covey). Daarmee bedoelen we dat je je echt zal moeten verdiepen in de medewerker. Hoe? Door open vragen te stellen en oprecht en actief te luisteren. Als jij je openstelt voor zijn of haar problemen, zal hij of zij ook eerder begrip hebben voor jou als werkgever. Open vragen beginnen met vraagwoorden als: ‘hoe’, ‘wie’, ‘wat’, ‘waar’, ‘wanneer’, ‘waarmee’. (gesloten vragen kan je beantwoorden met ja en nee en brengen je niet veel verder). 
4. Ga niet te snel door de vragen heen. Geef echt de ruimte aan je medewerker zijn verhaal te doen. Het kan soms even duren voordat de echte antwoorden en daarmee oorzaken boven water komen. Dat doe je door het laten vallen van stiltemomenten. Vaak komen verhalen aan het licht tijdens het praten en hebben mensen een aanloopje nodig. 
5. Vat regelmatig samen wat je gehoord hebt. Zo geef je de medewerker een terugkoppeling wat hij je heeft verteld. Het is een toetsmoment of je het goed hebt begrepen. Tegelijkertijd geef je hem ook de gelegenheid na te denken en het verhaal eventueel aan te vullen. Daarnaast zal de medewerker zich echt gehoord voelen en merken dat je echt hebt geluisterd. Tot slot heeft het samenvatten ook een belangrijk functie: je voorkomt hiermee vervelende misverstanden.
6. Blijf doorvragen om helder te krijgen waar de oorzaken van het verzuim liggen. Realiseer je dat medewerkers zich niet zomaar ziekmelden. De oorzaken kunnen werk gerelateerd zijn (conflict collega’s, werkinhoudelijk, werkdruk etc), medisch of vanwege privéomstandigheden. Pas als je echt ontdekt hebt wat de oorzaken zijn van het verzuim kan je met elkaar zoeken naar mogelijke oplossingen. 
7. We noemen dit item als losse tip. Misschien omdat dit allesbepalend is voor een goede verstandhouding met je medewerker. Dat is oprechtheid. Mensen voelen het verschil tussen een oprecht geïnteresseerd gesprek en een gesprek omdat het moet. Alleen bij oprecht interesse en betrokkenheid krijg bij verzuimgesprekken krijg je de echte antwoorden. 
   • Neem daarom de tijd voor deze gesprekken. 
   • Zorg dat je alleen bent met de medewerker en niet gestoord wordt. 
   • Plan het verzuimgesprek niet tussen de bedrijven door maar bij voorkeur aan het einde van de dag of helemaal aan het begin zodat er geen tijdsdruk is.

 

We begrijpen dat hulp vragen soms een drempel is waar je overheen moet stappen. Realiseer je dat heel veel collega ondernemers dezelfde worsteling kennen. We begrijpen dat. Maar voorkom dat ziekteverzuim een financieel gaat worden. Wil weten waarom andere ondernemers voor DURF Company hebben gekozen? Lees de voordelen en wat ons kenmerkt.

 

Dus: voorbereiden, vragen, luisteren, samenvatten, doorvragen vanuit oprechtheid !