Exitgesprekken; zinvol of tijdverspilling?

Ik wil je graag meenemen in het volgende.

Ongetwijfeld vind jij klanten belangrijk in je bedrijf. Want klanten zorgen dat je medewerkers aan het werk kan houden, je continuïteit creëert en/ of meer winst maakt. Wat voor jou ook het meest waardevolle is: klanten zijn belangrijk want zij zorgen dat je bestaansrecht hebt, toch?

 

‘van onze klanten weten we (bijna) alles’

 

Om jouw product of dienst goed te laten aansluiten op je potentiële nieuwe klanten worden er tal van markt-/ concurrentie onderzoeken verricht. Om bestaande klanten aan je te binden, goed inzicht te krijgen in alle contactmomenten met jou en je organisatie zijn er talloze tools die jou daarbij helpen. Eens? 

 

‘wat weet jij van je medewerkers?’

 

Maar hoe zit dat met je medewerkers? Wat weet jij van hen? Wat zijn hun drijfveren, waarom werken ze bij jou? En als ze vertrekken, doe je dan navraag?

 

‘Exitgesprekken leveren interessante inzichten op’

 

Met een exitgesprek krijg je de kans veel waardevolle informatie te verzamelen. Gratis, maar je moet er wel tijd insteken. En het is misschien wel het belangrijkste gesprek met je bijna ex-medewerker.

Ervan uitgaande dat je niet aangestuurd hebt op het vertrek gaan medewerkers niet zomaar ergens anders werken. Sla het exitgesprek niet over maar steek er tijd in. Je kan ervan leren, je bedrijfsvoering verbeteren, medewerkerstevredenheid verhogen, efficiënter gaan werken etc. De kansen liggen er!

In de praktijk zien we dat exitgesprekken soms wel gehouden worden maar er, relatief gezien, weinig tot niets mee gedaan wordt. Zonde, want het kan je enorm helpen bij recruitmentproces, ziekteverzuim, personeelsverloop maar denk ook aan de manier van leidinggeven of de organisatie in het algeheel.

Daarom mag in een goed exitgesprek de volgende vraag nooit ontbreken:

 

“Op welk moment nam je het besluit te zoeken naar een nieuwe baan?”

 

Misschien voor de medewerker een moeilijke of confronterende vraag. Hij of zij heeft misschien even tijd nodig om de precieze aanleiding te definiëren. Was het het gedoe met collega’s, de relatie met de leidinggevende, onveilige werkplek, de sfeer, gemis van uitdaging in het werk, de werkdruk of..?

Het kan ook een opeenstapeling van issues zijn en dus een combinatie van bovengenoemde factoren. Maar wat gaf de doorslag? Wat was de aanleiding om te besluiten ergens anders te willen gaan werken?

Waarom is dit zo waardevol te weten? Mogelijk had je z’n vertrek kunnen voorkomen. De vertrekkende collega kan je niet terughalen maar me een goed exitgesprek kan je heel veel inzichten krijgen. 

 

5 tips voor het houden van een goed exitgesprek

1. Creëer een veilige setting waar de bijna ex-medewerker veilig z’n verhaal kan doen. Je wilt in ieder geval niet dat collega’s kunnen meeluisteren in dit persoonlijke gesprek. Maar zeker ook voor de vertrekkende medewerker werkt het averechts als hij maar enigszins kan vermoeden dat er meegeluisterd kan worden.

2. Laat het exitgesprek voeren door iemand van HR en niet door de direct leidinggevende. Is er geen HR in de organisatie, laat het exitgesprek dan voeren door een andere leidinggevende. De direct leidinggevende zou zomaar een reden van vertrek kunnen zijn. Dit zou sterk van invloed zijn op de informatie die de vertrekkende medewerker geeft.

3. Gebruik geen exitformulier dat je opstuurt. Ga 1 op 1 in gesprek met de vertrekkende medewerker. Een leidraad met vragen is goed, aan te bevelen zelfs! Gebruik een exitformulier checklist zodat je geen vragen vergeet. Maar stuur geen formulieren op die de medewerker zelf moet invullen.
Je wilt echt de verbinding maken en iemand recht in de ogen kunnen kijken. Alleen op deze manier krijg je echte en oprecht waardevolle informatie. Zo kan je namelijk doorvragen op bepaalde onderwerpen en ook zien hoe iemand reageert als je een vraag stelt. De non-verbale communicatie vertelt je vaak al heel veel.

4. Zorg voor een prettig gesprek; dat betekent dat je geen verwijten gaat maken. Dit is het laatste officiële gesprek. Hoe jammer wellicht ook, de medewerker vertrekt en daar is niets aan te veranderen. Houd je doel voor ogen; de medewerker de ruimte geven zijn verhaal te kunnen en jij wilt zoveel mogelijk waardevolle informatie verzamelen. De herinnering aan dit gesprek kan een positieve zijn maar ook een nare ervaring worden. Dat laatste wil je absoluut voorkomen.

5. Ga aan de slag met de informatie die je hebt gekregen. Verwerk de informatie in een dossier en deel de informatie met de belanghebbenden. Wat gaat goed en wat waren punten die naar voren kwamen die een eye-opener waren? Behoud wat goed gaat en onderneem actie op de punten waar je in kan verbeteren.

 

Exitgesprekken voeren kosten tijd; zowel de voorbereiding, het gesprek zelf en de evaluatie met belanghebbenden. Maar als je deze stappen onderneemt haal je het maximale uit je exitgesprekken en kan je je organisatie duurzaam naar een hoger plan tillen zodat medewerkers langer blijven en (nog) meer van toegevoegde waarde zijn.

 

Exitgesprekken hoe dat je dat?

Wanneer een medewerker vertrekt is dat nooit zonder reden. Er kunnen tal van redenen zijn waarom een medewerker besluit jouw organisatie verlaten. En dan komt het moment van fysiek afscheid nemen, al dan niet met een afscheidsborrel. Het is net hoe jij dit in jouw organisatie hebt geregeld.

En een afrondend gesprek, beter bekend als exitgesprek? Voer je die ook?

Dit is hèt moment om een aantal onderwerpen te bespreken. Onderzoeken laten zien dat heel veel medewerkers dit zelf ook graag willen. Daarnaast is het een moment voor jou nog een aantal vragen te kunnen stellen waar jij en de organisatie van kunnen leren. Wat doe je als organisatie heel erg goed en waar kan het beter.

Zeker in deze krappe arbeidsmarkt is het goed inzicht te krijgen in het vertrek van medewerkers!

‘Welke vragen stel je tijdens het exitgesprek?’

Een gestructureerde vragenlijst voor het exitgesprek helpt je om alle belangrijke onderwerpen te bespreken. De structuur zorgt ervoor dat je de resultaten eenvoudig kunt evalueren. Een goed voorbereid gesprek draagt bij een het goed verlopen van het exitgesprek. Een aantal voorbeeldvragen die je kunt gebruiken bij het houden van de exitgesprekken:

1. Waarom heb je ontslag genomen? (indien het vertrek vrijwillig is)

2. Was dat de enige reden of hebben er meer punten een rol gespeeld bij je vertrek?

3. Wat vond je van je relatie met de directie of je leidinggevende?

4. Hoe vond je de sfeer in de organisatie?

5. Welke arbeidsvoorwaarden heb je het meest gewaardeerd?

6. Wat heb je gemist in onze organisatie?

7. Welke tips kun je ons geven om de loyaliteit van onze medewerkers te verbeteren?

8. Waar moeten we volgens jou op letten als we weer iemand aannemen voor deze functie?

9. Wat vond je van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden?

10. Waar denk je met plezier aan terug?

 

Wil je gericht vragen hebben, gerubriceerd naar verschillende onderwerpen?
Download hier een voorbeeld exitgesprek formulier

 

 

‘Tot slot’

 

Als je het exitgesprek hebt gevoerd en de medewerker gaat echt bijna weg zorg dan voor een persoonlijk afscheid. Bedank hem oprecht voor alle getoonde inzet en toon waardering. 

Een prettig en respectvol afscheid is niet alleen menselijk, het kan ook zeer waardevol zijn voor de toekomst. 

Want je weet nooit waar en hoe je je vertrekkende medewerker weer tegenkomt. Via een klant, als leverancier. En… er zijn genoeg medewerkers die zich na verloop van tijd nog wel eens bedenken. Wie weet heeft hij ooit weer interesse terug te komen, maar alleen als het vertrek een ‘goed vertrek’ was. 

Daarnaast wordt er overal gesproken over de vorige werkgever; op verjaardagen, met vrienden, bij de nieuwe werkgever. Een goed afscheid blijft hangen, maar een slecht afscheid nog veel meer.

Maak daarom exitgesprekken altijd tot een vast onderdeel van de offboarding.