7 tips voor effectieve verzuimgesprekken

 

 

Voorkom struisvogelpolitiek, duik niet weg voor (dreigend) langdurig verzuim

Je verschuilen achter ‘ik heb er nu geen tijd voor’ is struisvogelpolitiek. Verzuim of dreigend verzuim is een serieuze zaak en de nadelige gevolgen mag je niet negeren. 

Een medewerker die regelmatig uitvalt vraagt om acute aandacht. Maar vergeet ook niet de medewerkers die nu in corona tijd onder (zeer) hoge werkdruk werken, heb ook daar aandacht voor. Een percentage van de mensen die blijven doorwerken zullen vroeg of laat ook uitvallen.   

We begrijpen dat je als ondernemer heel veel aan je hoofd hebt. Maar tijdig het èchte gesprek aangaan kan je veel besparen. Investeer aan de voorkant door in gesprek te gaan met je medewerkers.

 

‘verzuimgesprek aangaan kan lastig zijn’

 

Wanneer je niet eerder verzuimgesprekken hebt gevoerd dan kan dit best lastig zijn. Zowel voor de medewerker als voor jouw als leidinggevende. Misschien is de medewerker terughoudend als hij wordt uitgenodigd voor een gesprek. ‘Wat heb ik gedaan?’, ‘waarom wil hij mij spreken?’, ‘voldoe ik niet aan de verwachtingen?’ zijn gedachtes die bij hem of haar naar boven kunnen komen.

 

Ga daarom ‘niet zomaar’ in gesprek. Een goed procesplan zal je helpen effectief het verzuimgesprek te voeren. Daarom hebben we 7 tips om die jou helpen om je doel te bereiken: voorkomen van langdurig verzuim.

de 7 tips

1 Zorg voor een plan. Je kent het spreekwoord: goede voorbereiding is het halve werk. Dat begint met een transparante uitnodiging naar de betreffende medewerker. Leg uit wat je intentie is het van het gesprek. Plan een geschikt moment in de week, passend tijdstip en bedenk vooraf een aantal geschikte vragen.

2 Creëer een veilig setting waarin je het beste met de medewerker voor hebt en benoem dit ook. Jouw prioriteit is zijn gezondheid !

3 Eerst begrijpen, dan begrepen worden (by Covey). Daarmee bedoelen we dat je je echt zal moeten verdiepen in de medewerker. Hoe? Door open vragen te stellen en actief te luisteren. Als jij je openstelt voor zijn of haar problemen, zal hij of zij ook eerder begrip hebben voor jou als werkgever. Open vragen beginnen met vraagwoorden als: ‘hoe’, ‘wie’, ‘wat’, ‘wanneer’ of ‘waarmee’. Gesloten vragen kan je beantwoorden met ja en nee en daarmee krijg je niet de onderste steen boven. 

4 Geef ruimte aan je medewerker zijn verhaal te doen. Soms kan het even duren voor het echte verhaal boven komt en daarmee de oorzaken helder worden. Laat daarom momenten van stilte vallen. Vaak komt het hele verhaal boven tijdens het praten. Soms hebben mensen een aanloopje nodig voordat ze vertellen wat er speelt. 

5 Vat tijdens het gesprek regelmatig samen wat je hebt gehoord. Hiermee geef je de medewerker een terugkoppeling wat hij je heeft verteld. Het is direct ook een toetsmoment of je hem goed hebt begrepen. Tegelijkertijd geef je hem ook de gelegenheid zijn verhaal aan te vullen. De medewerker zal zich echt gehoord voelen en merken dat je hebt geluisterd. Tot slot heeft het samenvatten ook een belangrijk functie: je voorkomt hiermee vervelende misverstanden.

6 Blijf doorvragen om een helder te krijgen waar de oorzaken van het (dreigende) verzuim liggen. Realiseer je dat medewerkers zich niet zomaar ziek melden of ander gedrag vertonen. De oorzaken kunnen werk gerelateerd zijn (conflict collega’s, werkinhoudelijk, werkdruk etc), medische redenen hebben, vanwege privéomstandigheden of een combinatie van het genoemde. Pas als je echt ontdekt hebt wat de oorzaken zijn van het (mogelijk aanstaande) verzuim kan je met elkaar zoeken naar mogelijke oplossingen.

7 Het laatste punt noemen expliciet. Misschien omdat dit allesbepalend is voor een goede verstandhouding met je medewerker. Dat wees oprecht.

Mensen voelen het verschil tussen een oprecht geïnteresseerd gesprek en een gesprek omdat het moet. Stuur je het gesprek bewust een bepaalde kant op, dan krijg je het gewenste antwoord. Maar daar ligt niet de oplossing. 

 

‘het begin van de oplossing ligt in een oprecht en open gesprek’

 

Als je een mening hebt over het (aankomende) langdurige verzuim en / of het veranderende gedrag zal een medewerker dat voelen en zich niet kwetsbaar durven opstellen. En dat is wel precies wat je beoogt met dit verzuimgesprek: openheid en transparantie. Alleen van daaruit kan je open het gesprek in gaan en mogelijk opties bekijken. 

Alleen bij oprecht interesse en betrokkenheid krijg bij verzuimgesprekken boven water wat er daadwerkelijk speelt. Aanvullend is het dan ook van belang dat je:

• de tijd neemt voor deze gesprekken. 
• zorgt dat je alleen bent met de medewerker en niet gestoord wordt. 
• het verzuimgesprek niet tussen de bedrijven plant, maar aan het einde van de werkdag. Lukt dat niet spreek dan aan het begin van de dag af zodat er geen tijdsdruk is.

 

We kunnen ons voorstellen dat verzuimgesprekken vragen bij je oproept.

Schroom niet jouw vraag met ons te delen.

Meer weten? vragen@durfcompany.nl