We zijn actief betrokken gedurende het hele traject: van de eerste ziekmelding tot en met de terugkeer of afronding. Wat dat concreet betekent, hangt af van de fase waarin het traject zich bevindt en welke rol jij wil dat wij invullen.
Vanaf dag één
Zodra een medewerker zich ziekmeldt, begint een vastgelegd proces van verzuimbegeleiding. De meeste leidinggevenden weten dat. Maar we zien vaak dat ze niet weten wat er precies wanneer moet gebeuren, wat ze wel en niet mogen vragen en hoe ze het eerste contact aangaan op een manier die zorgzaam is maar ook duidelijk.
Wij adviseren de leidinggevende direct: hoe voer je het eerste gesprek, wat leg je vast, wanneer schakel je de bedrijfsarts in en wat zijn de eerste verplichtingen? Dat voorkomt fouten in de fase die de toon zet voor de rest van het traject.
Tijdens het traject: bewaken, adviseren en begeleiden
Een verzuimtraject heeft vaste wettelijke mijlpalen die niet gemist mogen worden. In week zes moet de bedrijfsarts een probleemanalyse hebben opgesteld. In week acht moet er een plan van aanpak liggen, opgesteld samen met de medewerker. In week 42 moet het verzuim worden gemeld bij het UWV. Richting het einde van het tweede jaar moet het re-integratieverslag volledig zijn aangeleverd.
Wij bewaken die termijnen actief. Niet als herinnering achteraf, maar als betrokken partij die het overzicht houdt en tijdig signaleert wat er nodig is. Zo komen organisaties niet voor verrassingen te staan op momenten waarop het niet meer bij te sturen is.
Naast de termijnen begeleiden we de inhoud. We stemmen af met de arbodienst of bedrijfsarts, beoordelen de probleemanalyse op volledigheid en juistheid, adviseren over het plan van aanpak en bewaken of re-integratie-inspanningen voldoen aan wat de wet vereist. Als er een ’tweede spoor’ nodig is, waarbij ook wordt gekeken naar ander werk buiten de eigen functie of organisatie, adviseren we over wanneer en hoe dat traject wordt ingezet.
Het dossier: de noodzaak
Een correct en volledig dossier is noodzakelijk. Het legt vast wat er is besproken, welke afspraken er zijn gemaakt, welke inspanningen zijn geleverd en hoe het traject is verlopen. Als een medewerker een WIA-aanvraag doet, als er een arbeidsrechtelijk geschil ontstaat of als UWV om verantwoording vraagt, dan is het dossier de basis waarop beoordeeld wordt of jij als werkgever je verplichtingen bent nagekomen.
Wij zorgen dat het dossier klopt. Niet als administratieve exercitie, maar als actieve bewaking: elk gesprek gedocumenteerd, elke stap vastgelegd, elke afspraak traceerbaar. Dat geeft juridische bescherming en zorgt voor rust voor de ondernemer en leidinggevende die met andere dingen ook gewoon door moeten.
De menselijke kant: leidinggevenden die het moeilijk vinden
Verzuimtrajecten zijn niet alleen procedureel complex. We merken dat ze ook menselijk zwaar zijn. De ondernemer die het soms persoonlijk raakt. Een leidinggevende die een medewerker al jaren kent en nu moeilijke gesprekken moet voeren over terugkeer of functioneren. Een situatie waarin de relatie is verslechterd en elk contact gespannen aanvoelt. Een medewerker die niet meewerkt aan re-integratie en waarbij de leidinggevende niet weet hoe hij daarmee omgaat.
Wij ondersteunen leidinggevenden op die momenten. Zijn er voor raad en daad, reflectie en voor de momenten om te sparren. We bereiden gesprekken voor, denken mee over de aanpak en zijn beschikbaar als er twijfels zijn of als een gesprek anders loopt dan verwacht. Dat geeft leidinggevenden zekerheid en medewerkers het gevoel dat er serieus met hen wordt omgegaan. Onderschat deze laatste niet. Iedere medewerker verdient goede begeleiding en is medebepalend hoe een verzuimtraject verloopt en afloopt.
Wat wij niet doen
Wij nemen de rol van de leidinggevende niet over. Het contact met de medewerker blijft bij de leidinggevende. Dat is niet alleen de juiste positie, het is ook het beste voor de relatie en het herstel. Wij zijn de HR-specialist op de achtergrond die bewaakt, adviseert en ondersteunt. Die taakverdeling is duidelijk en wordt bij de start van de samenwerking vastgelegd.