Misschien is het antwoord te vinden als je de vraag omkeert: wanneer is het verzuim eigenlijk goed geregeld? Voor de meeste MKB-organisaties is het antwoord daarop ongemakkelijk helder. Verzuim wordt opgepakt als het zich meldt, leidinggevenden handelen naar beste inzicht, en de hoop is dat het vanzelf goed afloopt. Dat werkt, totdat het niet meer werkt.
De reactieve kant: als verzuim al speelt
De meest herkenbare situaties waarbij verzuimondersteuning direct waardevol is:
Verzuim dat langer duurt dan verwacht. Een medewerker die zich ziekmeldt en na twee weken nog niet terug is, gaat richting een wettelijk traject in gang dat de meeste leidinggevenden niet kennen. Wie bewaakt de termijnen van de Wet verbetering poortwachter? Wie coördineert met de bedrijfsarts? Wie stelt het plan van aanpak op? Als dat niet goed gaat, zijn de consequenties concreet: een UWV-sanctie, verlengde loondoorbetaling, een dossier dat juridisch niet houdbaar is.
Verzuim met een arbeidsconflict als onderliggende oorzaak. Dit is de meest complexe combinatie in HR. Juridisch, emotioneel en praktisch soms letterlijk echt alle drie tegelijk. Leidinggevenden weten in deze situatie vaak niet wat ze mogen zeggen, wat ze moeten doen en hoe ze contact houden zonder het erger te maken. Hier is verzuimbegeleiding geen luxe maar echt noodzakelijk om te voorkomen dat verzuim onnodig lang duurt en verder escaleert.
Herhaling van dezelfde verzuimpatronen. Als je ziet dat dezelfde medewerker zich geregeld ziekmeldt, of dat verzuim geconcentreerd is in één team of onder één leidinggevende, is dat een signaal. Niet per se van een medisch probleem. Vaak is het iets in de werksituatie dat aandacht vraagt.
Leidinggevenden die vastlopen in verzuimcasussen. Niet elke leidinggevende is toegerust voor de gesprekken die bij verzuim horen. Het eerste gesprek na een ziekmelding, het re-integratiegesprek, het gesprek waarbij je doorvraagt zonder de grens te overschrijden. Het zijn vaardigheden die je niet vanzelf hebt. Als een leidinggevende die gesprekken uitstelt of verkeerd voert, verlengt dat het verzuimtraject en vergroot het de risico’s.
De proactieve kant: voordat verzuim speelt
Ondersteuning bij duurzame inzetbaarheid begint vóór de ziekmelding. En dat is uiteindelijk het slimste moment om te handelen. Want op dat moment zijn de kosten het laagst en de impact het grootst. Zowel bij medewerkers zelf als bij leidinggevenden.
Proactieve ondersteuning is relevant als:
- Het verzuimpercentage in jouw organisatie boven het sectorgemiddelde ligt en je wil begrijpen waardoor dat komt
- Je merkt dat medewerkers moe, overbelast of demotiveerd raken maar verzuim nog niet het gevolg is
- Leidinggevenden signalen wel oppikken maar niet weten hoe ze het gesprek aangaan
- Je als ondernemer wil dat HR bijdraagt aan het voorkomen van uitval door verzuim, niet alleen aan het begeleiden ervan
De investering in preventie is altijd kleiner dan de kosten van langdurig verzuim. Eén medewerker die twee jaar langdurig ziek is, kost een organisatie, inclusief loondoorbetaling, vervanging en begeleiding bij verzuim, al snel meer dan een jaar volledige HR-ondersteuning.
Het moment waarop je wacht is zelden het juiste moment
Verzuim kondigt zich zelden aan. De meeste organisaties die professionele ondersteuning inschakelen, doen dat in reactie op een situatie die al complex is geworden. Het verzuimtraject had dan al eerder kunnen worden ingezet en het resultaat was waarschijnlijk beter geweest.
Als je nu herkent dat verzuim meer aandacht vraagt dan het krijgt, is dat het moment om te handelen. Niet pas als het escaleert. Wil je proactieve ondersteuning? Informeer naar onze HR-trainingen