Voor veel ondernemers is een HR-scan iets nieuws. Dus is de eerste vraag niet alleen “wat levert het op?” maar ook “wat staat me te wachten?” Hieronder een beeld van hoe het proces eruitziet.
Stap 1: intake
We starten met een gesprek. Daarin brengen we de context van jouw organisatie in kaart: hoe groot ben je, hoe is HR nu georganiseerd, wat is de aanleiding voor de HR-scan en wat wil je er concreet mee bereiken?
Stap 2: analyse
Na de intake gaan we aan de slag met de daadwerkelijke analyse. We kijken naar documentatie, beleid en processen op zes HR-gerelateerde invalshoeken: van arbeidsrechtelijke borging en personeelsdossiers tot verzuimbeleid, werving&selectie, ontwikkeling en de dagelijkse HR-werkwijze.
Daarbij stellen we niet alleen de vraag of iets aanwezig is, maar ook of het actueel, werkbaar en afdoende is. Een verzuimprotocol dat vijf jaar geleden is opgesteld en sindsdien niet meer is aangeraakt, is aanwezig maar het biedt je geen bescherming als er iets misgaat.
Waar nodig spreken we met leidinggevenden of andere betrokkenen binnen de organisatie. Niet voor een uitgebreide medewerkersbevraging, maar om een realistisch beeld te krijgen hoe HR in de praktijk werkt dus niet alleen op papier.
Stap 3: rapportage
De bevindingen worden samengebracht in een helder rapport. Geen dikke beleidsnotitie die in een la verdwijnt, maar een overzichtelijk document met drie elementen: wat gaat goed, waar liggen risico’s en wat zijn de concrete aanbevelingen. In de juiste prioriteitsvolgorde, zodat duidelijk is waar je als eerste mee aan de slag gaat.
Stap 4: bespreking en vervolgstap
De rapportage bespreken we samen. Niet als afronding, maar als punt van vertrek: wat betekenen de bevindingen voor jouw organisatie, wat pak je zelf op en waar wil je ondersteuning bij? Sommige organisaties lossen de aanbevelingen zelfstandig op. Andere kiezen ervoor om direct door te pakken met een HR-project, het actualiseren van het personeelshandboek, gerichte strategische aanpak om de organisatie opnieuw in te richten. Die keuze is aan jou. De HR-scan legt neer wat nodig is, geen verplichting tot een vervolgtraject.
Wat heb je nodig om te starten?
Niet veel. Een bereidheid om open te zijn over hoe HR nu werkt is eigenlijk het allerbelangrijkste. We realiseren ons dat we in het hart van de organisatie komen. Dat vraagt om vertrouwen. De beste resultaten bereiken we wanneer er openheid is in gesprekken ook als dat antwoord “eigenlijk niet zo goed” is. Dat is het vertrekpunt van de HR-scan.
Hoe lang duurt het?
Een HR-scan wordt doorgaans binnen twee tot drie weken afgerond, afhankelijk van de omvang van de organisatie en de beschikbaarheid van betrokkenen. Het HR-assessment voor complexere organisaties vraagt meer tijd, maar ook dat traject is veelal binnen een maand af te ronden.